Vacancies

Gap Recruitment Services Limited, cabinet de recrutement de premier plan au Kenya, accompagne les entreprises internationales et locales dans l'identification des talents les mieux adaptés à leurs besoins. Dans le cadre de ses activités, il recherche des candidats pour deux postes distincts.

Front Office Executive (Temporary)

Ce poste est proposé sous contrat temporaire et requiert une qualification de niveau BA/BSc/HND. Il s'exerce dans le domaine de l'administration et des facilities.

Responsabilités principales

Planifier et coordonner les rendez-vous des patients afin d'assurer une utilisation efficace du calendrier de la clinique. Organiser et gérer le flux quotidien des patients pour réduire les temps d'attente et les conflits de planning. Répondre rapidement et professionnellement aux courriels, appels téléphoniques et messages. Gérer les transactions de petite caisse avec exactitude et tenir des registres appropriés. Accueillir et assister les visiteurs et les patients à la réception avec une attitude chaleureuse et professionnelle. Tenir à jour les dossiers des patients et les registres de rendez-vous. Signaler tout conflit de planning ou préoccupation d'un patient au membre du personnel approprié. Veiller à ce que l'espace de réception reste organisé et présentable.

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Solides compétences organisationnelles et capacité à gérer plusieurs tâches simultanément. Excellentes compétences en communication écrite et verbale. À l'aise avec la manipulation d'espèces et la tenue de registres de base. Attitude amicale, professionnelle et centrée sur le patient. Connaissances informatiques de base (courriel, outils de planification et calendriers). Les candidats sans expérience professionnelle préalable sont encouragés à postuler.

Human Resource Officer

Ce poste est à temps plein, basé à Eldoret. Il requiert une qualification de niveau BA/BSc/HND ainsi qu'un certificat professionnel, avec un minimum de trois ans d'expérience dans le domaine des ressources humaines.

Responsabilités principales

Recrutement et gestion du cycle de vie des employés

Gérer l'ensemble du processus de recrutement, y compris la préparation des descriptions de poste, le sourcing des candidats, la présélection, les entretiens, les vérifications de références et la sélection. Coordonner l'intégration des nouveaux employés et veiller à ce qu'ils reçoivent la documentation, l'orientation, les politiques et les ressources nécessaires. Coordonner le déploiement, les mutations, les promotions et autres changements de situation professionnelle. Gérer les processus de départ, notamment les démissions, les sorties, les formalités de décharge, les entretiens de départ et la documentation associée. Veiller à ce que tous les mouvements et changements concernant les employés soient correctement documentés et communiqués aux parties prenantes concernées.

Présence, congés et discipline au travail

Suivre et tenir des registres précis de la présence des employés, des pointages d'entrée et de sortie, de l'absentéisme, de la ponctualité et des heures de travail. Suivre les demandes et les soldes de congés et veiller à ce que les congés soient correctement enregistrés et gérés. Identifier les problèmes de présence et de ponctualité et assurer le suivi auprès des employés et des responsables concernés. Soutenir la direction dans le traitement de l'absentéisme, des fautes professionnelles, des problèmes de présence et autres questions disciplinaires. Veiller à ce que les processus disciplinaires soient traités de manière équitable et cohérente, conformément aux politiques de l'entreprise et à la législation du travail applicable.

Gestion de la performance

Coordonner le processus de gestion de la performance de l'organisation, y compris la fixation d'objectifs, les revues de performance, les évaluations et les évaluations de rendement. Travailler avec les responsables pour établir des objectifs de performance clairs et mesurables. Suivre l'achèvement des évaluations de performance et veiller à ce qu'elles soient réalisées dans les délais requis. Soutenir les responsables dans le traitement des écarts de performance et l'élaboration de plans d'amélioration de la performance (PIP) lorsque cela est nécessaire. Assurer le suivi des PIP et autres interventions de performance pour garantir la mise en œuvre des actions convenues. Fournir des conseils RH aux responsables sur les questions liées à la performance.

Politiques et procédures RH

Élaborer, réviser, mettre à jour et communiquer les politiques et procédures RH conformément aux exigences organisationnelles et aux lois du travail applicables. Veiller à la mise en œuvre efficace et à l'application cohérente des politiques RH dans toute l'organisation. Sensibiliser les employés et les responsables aux politiques RH, aux procédures, aux attentes professionnelles et aux droits et responsabilités des employés. Identifier les domaines d'amélioration des processus RH et recommander les changements appropriés à la direction.

Dossiers des employés et administration RH

Tenir des dossiers d'employés précis et à jour, y compris les contrats, les dossiers personnels, les registres de congés, les dossiers disciplinaires, la documentation de performance et autres informations RH pertinentes. Veiller à ce que la documentation des employés soit complète, correctement classée et facilement accessible en cas de besoin. Maintenir une stricte confidentialité des informations relatives aux employés et aux RH. Veiller à ce que les contrats de travail et autres documents des employés soient correctement préparés, renouvelés et conservés. Tenir les dossiers RH à jour pour soutenir des rapports précis et la prise de décision.

Engagement des employés et bien-être du personnel

Coordonner les réunions régulières du personnel et les initiatives d'engagement des employés. Soutenir les programmes de reconnaissance et les initiatives visant à améliorer le moral, la motivation et la productivité des employés. Promouvoir une communication efficace entre les employés, la direction et les différents services. Écouter les préoccupations des employés et soutenir la direction dans la résolution des questions de relations professionnelles. Promouvoir un environnement de travail positif, respectueux et inclusif.

Formation et développement

Identifier les besoins de formation et de développement des employés en consultation avec les responsables départementaux et de succursale. Coordonner les programmes de formation, de renforcement des capacités et de développement professionnel. Tenir des registres de formation précis et suivre la participation et l'efficacité. Soutenir les initiatives visant à développer les compétences, les aptitudes et l'évolution de carrière des employés.

Relations professionnelles et soutien à la direction

Travailler en étroite collaboration avec les responsables départementaux et de succursale sur les questions de dotation, de performance, de discipline, de présence et de relations professionnelles. Fournir des conseils aux responsables sur les pratiques et procédures RH appropriées. Soutenir la résolution des conflits professionnels et des griefs des employés de manière équitable et professionnelle. Tenir une documentation appropriée des questions de relations professionnelles et disciplinaires. Escalader les questions RH importantes ou sensibles à la direction lorsque cela est nécessaire.

Rapports et analyses RH

Préparer des rapports RH réguliers pour la direction couvrant des domaines clés tels que : les effectifs et les niveaux de dotation, la présence et l'absentéisme, l'utilisation des congés, le turnover et la rétention des employés, la gestion de la performance, la formation et le développement, ainsi que l'engagement des employés. Tenir des données RH précises et fournir à la direction des informations pertinentes pour appuyer la prise de décision. Suivre les indicateurs RH clés et identifier les tendances nécessitant l'attention de la direction.

Droit du travail et conformité RH

Veiller à ce que les pratiques RH de l'organisation soient conformes aux lois et règlements kényans applicables en matière d'emploi et de travail. Se tenir au courant des modifications de la législation du travail et en informer la direction en conséquence. Soutenir la direction pour garantir des contrats de travail, des processus disciplinaires, une administration des congés, des avantages sociaux et des procédures de départ appropriés. Identifier les risques potentiels de non-conformité RH et recommander des mesures correctives appropriées. Tenir une documentation appropriée pour appuyer la conformité et les exigences d'audit.

Culture organisationnelle

Promouvoir une culture de responsabilité, de professionnalisme, de travail d'équipe, d'intégrité, de productivité et d'amélioration continue au sein d'Orthomedics. Montrer l'exemple et promouvoir des comportements professionnels positifs. Soutenir les initiatives de la direction visant à améliorer la performance des employés et l'efficacité organisationnelle.

Autres responsabilités

Entreprendre toute autre tâche RH et administrative raisonnablement assignée par la direction. Fournir un soutien RH sur des projets spéciaux et des initiatives organisationnelles selon les besoins.

Qualifications et expérience

Licence en gestion des ressources humaines, administration des affaires ou dans un domaine connexe. Une qualification professionnelle en ressources humaines, telle que CIPD, CHRP ou équivalent, constituera un atout. Minimum de trois ans d'expérience dans un rôle RH généraliste, de préférence dans un environnement organisationnel similaire. Expérience démontrable en recrutement, gestion de la performance, relations professionnelles, processus disciplinaires et administration RH. Bonne connaissance pratique des lois kényanes sur l'emploi et le travail. Une expérience avec les systèmes d'information RH, les systèmes de présence et les outils de reporting RH sera un avantage. Maîtrise de Microsoft Office, en particulier Word et Excel.

Compétences et aptitudes clés

Solide connaissance des politiques, procédures et meilleures pratiques RH. Excellentes compétences interpersonnelles et de communication. Solides compétences en relations professionnelles et en résolution de conflits. Haut niveau de confidentialité, d'intégrité et de professionnalisme. Solides compétences organisationnelles et administratives. Excellente attention aux détails et capacité de tenue de registres. Capacité à traiter des questions sensibles et confidentielles avec discrétion. Solides compétences en résolution de problèmes et en prise de décision. Capacité à travailler de manière autonome et en collaboration avec la direction et les employés. Bonnes compétences analytiques et de reporting. Capacité à gérer plusieurs priorités et à respecter les délais. Assertif mais accessible et empathique. Forte capacité à influencer et à conseiller les responsables sur les questions RH.

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