ERT Supply Chain Coordinator

À propos de l'organisation

L'International Rescue Committee (IRC) intervient face aux pires crises humanitaires mondiales pour restaurer la santé, la sécurité, l'éducation, le bien-être économique et le pouvoir d'agir des populations dévastées par les conflits et les catastrophes. Fondé en 1933 à l'appel d'Albert Einstein, l'IRC est l'une des plus grandes organisations non gouvernementales humanitaires internationales (INGO), présente dans plus de 40 pays et 29 villes des États-Unis, aidant les personnes à survivre, à reprendre le contrôle de leur avenir et à renforcer leurs communautés. Force pour l'humanité, les employés de l'IRC produisent un impact durable en restaurant la sécurité, la dignité et l'espoir de millions de personnes. Si vous êtes animé par la recherche de solutions et passionné par le changement, rejoignez-nous pour impacter positivement la vie de millions de personnes à travers le monde pour un avenir meilleur.

Le Global Surge Team (GST) de l'IRC est un vivier de professionnels humanitaires hautement qualifiés qui se déploient à court préavis dans des contextes d'urgence et hors urgence pour soutenir la mission de l'IRC. Les membres du GST fournissent un appui spécialisé et limité dans le temps là où des lacunes de capacité existent, généralement pour des déploiements allant jusqu'à trois mois. Le GST est une opportunité d'emploi flexible et occasionnelle. Les besoins de déploiement varient selon la demande. Le personnel peut prendre en charge des déploiements supplémentaires lorsque des opportunités se présentent et s'il est intéressé.

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Les opportunités de déploiement dépendent des exigences organisationnelles et opérationnelles et peuvent varier dans le temps ; à ce titre, les déploiements ne peuvent être garantis. Le personnel soutenant les réponses d'urgence doit être prêt à se déployer dans les 72 heures selon les besoins.

En réponse aux pires crises humanitaires mondiales dans une grande variété de rôles, le personnel de l'International Rescue Committee est une force pour l'humanité et l'espoir. Si vous êtes qualifié et passionné, nous souhaitons ajouter votre énergie à la nôtre. À travers son Emergency Unit (EmU), l'IRC est l'une des plus grandes agences humanitaires mondiales, menant des réponses d'urgence rapides qui fournissent une assistance vitale, un relèvement précoce et un soutien à la stabilisation aux personnes affectées par les conflits, les déplacements, les catastrophes naturelles et les urgences complexes dans de multiples contextes à travers le monde. Nous sommes engagés dans l'innovation, l'agilité et des partenariats solides pour fournir une action humanitaire rapide et efficace.

Actifs dans la santé publique, l'éducation en situations d'urgence, les moyens de subsistance, l'autonomisation des femmes, le développement des jeunes, ainsi que la protection et la promotion des droits, nous accompagnons les personnes de la souffrance vers le foyer. L'IRC reconnaît que les personnes affectées par les crises et les acteurs les plus proches d'elles sont les mieux placés, ont le droit, et devraient avoir le pouvoir et les ressources pour répondre et impulser un changement durable. Nous nous engageons à augmenter la part des financements acheminés vers les acteurs locaux en situations d'urgence, en posant la question « Pourquoi ne pas s'associer ? » chaque fois que nous planifions des programmes, et en partenariat d'égal à égal.

Aucun de ces travaux n'atteindrait les clients sans une chaîne d'approvisionnement capable de suivre le rythme d'une crise. L'équipe Global Supply Chain (GSC) de l'IRC rend cela possible, en fournissant un soutien à la chaîne d'approvisionnement à chaque bureau de l'IRC dans le monde. Les spécialistes du GSC conçoivent et mettent en œuvre des activités de chaîne d'approvisionnement qui font avancer les programmes, conformément aux politiques internes et aux exigences des bailleurs, afin que l'assistance vitale atteigne sans délai les personnes affectées par les conflits, les déplacements et les catastrophes.

La maîtrise du français écrit et parlé est requise.

Étendue des travaux

L'Emergency Response Team est un groupe spécialisé au sein de l'Emergency Unit, et ses membres sont déployés soit pour soutenir les programmes pays existants dans leur réponse d'urgence, soit pour initier un nouveau programme dans la zone de crise. La responsabilité globale de l'équipe est de concevoir, développer et gérer rapidement et efficacement la réponse humanitaire sur site de l'IRC afin de répondre aux besoins immédiats de la population affectée. L'ERT est également responsable de soutenir le transfert des responsabilités et des connaissances au personnel de long terme afin d'assurer la continuité de la programmation et des opérations de l'IRC. Tout le personnel ERT de l'IRC est censé être déployé sur le terrain, soit en capacité d'urgence, soit en capacité itinérante, jusqu'à 65 % du temps, et doit pouvoir se déployer sur le site d'une urgence dans les 72 heures suivant la notification.

L'ERT Supply Chain Coordinator de l'IRC assure le leadership et l'orientation pour garantir une réponse d'urgence de la chaîne d'approvisionnement efficace, de haute qualité et en temps opportun, en coordonnant les composantes telles que les achats, l'entreposage et l'inventaire, la flotte et la logistique, ainsi que les chaînes d'approvisionnement médicales et pharmaceutiques dans les réponses d'urgence et aux épidémies, et est membre à la fois de la Global Supply Chain de l'IRC et de l'Emergency Unit. L'ERT SC Coordinator rend compte au Director, Emergency and Health Supply Chain de manière continue et pendant les périodes de non-déploiement. Lors des déploiements d'urgence, le personnel ERT travaille sous la direction du Emergency Response Director de l'IRC ou du responsable d'urgence pays/régional désigné, avec un appui technique fourni par le Director, Emergency and Health Supply Chain au sein de l'Emergency Unit.

Responsabilités principales

Leadership

Assurer la supervision technique de toutes les fonctions de la chaîne d'approvisionnement pour la réponse d'urgence.

Veiller à ce que les processus suivent les procédures opérationnelles standard du GSC de l'IRC dans tous leurs aspects.

Contribuer au leadership terrain, aux plans de travail stratégiques de l'EmU SAP IP et du GSC.

Être une voix pour l'équipe de la chaîne d'approvisionnement au sein de l'unité.

Le cas échéant, la personne sera envoyée dans des programmes existants pour combler des lacunes ou fournir une capacité supplémentaire aux équipes pays.

Être un expert en la matière (SME) de l'ERP de l'IRC, Integra, en formant et encadrant le personnel de la chaîne d'approvisionnement et des programmes.

Planification

Participer proactivement aux réunions du cycle de projet, y compris la conception, la planification, l'ouverture, la revue, la clôture et les réunions d'apprentissage du projet, afin de garantir que les questions liées à la chaîne d'approvisionnement sont bien articulées auprès de toutes les parties prenantes et résolues pour une livraison réussie du projet.

Préparer et maintenir les plans d'achat d'urgence et développer/maintenir la stratégie d'approvisionnement du programme pays pour toutes les subventions actives et en préparation, en collaboration avec les coordinateurs techniques et les managers de programme.

Veiller à ce que le département de la chaîne d'approvisionnement soit bien doté en personnel et que les rôles et responsabilités de chacun disposent de descriptions de poste claires.

Achats

Veiller à :

La conformité aux politiques de l'IRC et des bailleurs pour tous les achats de biens et services (y compris les produits pharmaceutiques et les équipements médicaux).

En collaboration avec les équipes GSC du pays, examiner et utiliser les contrats d'achat (MPA, MSA) en place pour les achats de biens et services.

La mise en œuvre des SOP d'achat et de contractualisation du GSC.

L'exactitude des données GSC collectées ; la soumission en temps utile des rapports requis pour éclairer le processus décisionnel.

Diffuser par des formations le processus d'achat existant ainsi que les outils d'achat à tous les membres de l'équipe GSC de l'EmU.

Veiller à ce que tous les documents d'achat requis soient inclus dans les dossiers de demande de dérogation (demandes d'achat, études de marché Proforma (3), ATC, etc.).

La gestion de toutes les dérogations avec les détails des circonstances d'achat d'urgence, y compris l'approbation de la direction du programme pays (CD, DDO) avant son approbation par le RSCD ou le CGSCO.

Les dossiers fournisseurs préparés par l'équipe d'achat documentent historiquement les retours de performance des fournisseurs fournis par les demandeurs de services de l'EmU après les livraisons de biens/services.

L'existence de séparations des tâches dans les fonctions d'achat pendant le déploiement d'urgence.

La satisfaction en temps utile des besoins du programme en fournitures de biens et services.

Les plans d'achat et de distribution de la/des subvention(s) sont développés, régulièrement revus et toutes les questions connexes sont résolues ou soulevées en temps utile en collaboration avec la direction.

Les processus d'achat de bout en bout sont menés via le système ERP de l'IRC, Integra.

Toute déviation du processus d'achat de l'IRC est identifiée, documentée et signalée en temps utile selon le mécanisme approuvé.

Suivre la politique d'assurance qualité pharmaceutique dans l'achat et la livraison des produits médicaux.

Inventaire, entreposage, actifs et biens

La mise en œuvre des politiques d'inventaire de l'IRC pendant le soutien d'urgence pour tous les articles de projet (comptage cyclique, signalement des écarts, assurance qualité pharmaceutique ainsi que les politiques de chaîne du froid le cas échéant).

Le rapport d'inventaire de la subvention est exact, régulièrement produit, revu et approuvé avant la date de clôture de la subvention.

Les exigences de sûreté et de sécurité de l'entreposage sont en place.

Les plans de maintenance des actifs sont en place conformément aux politiques de l'IRC.

Flotte et logistique

Les politiques de sécurité des véhicules sont en place, diffusées et suivies par tous les utilisateurs de véhicules.

Des outils efficaces de gestion de la consommation de carburant sont développés et utilisés.

Le statut légal de la flotte (immatriculation, permis, assurance) est à jour.

Les rapports mensuels des véhicules sont régulièrement émis, revus et utilisés pour éclairer le processus décisionnel stratégique de la direction.

Les outils de planification et de suivi des mouvements de véhicules sont en place.

La politique de gestion des chauffeurs est développée et suivie.

Apprentissage et développement

Chaque nouveau membre de l'équipe SC reçoit des objectifs à 90 jours.

Des plans de développement du personnel précis sont élaborés sur la base du processus documenté d'évaluation des besoins de formation, discutés avec la direction de l'unité, approuvés et mis en œuvre.

Les objectifs de chaque membre de l'équipe sont fixés en fonction des visions de l'unité organisationnelle ainsi que des contextes opérationnels.

Veiller à ce que tout le personnel SC soit formé aux normes et signe le code de conduite de l'IRC et la déclaration de conflit d'intérêts conformément aux recommandations des SOP.

Veiller à ce que toutes les contreparties qui traitent des processus de chaîne d'approvisionnement soient formées aux normes.

Conformité et éthique

Identifie et établit un plan d'atténuation pour gérer les risques de la chaîne d'approvisionnement, y compris l'identification des signaux d'alerte, et met en œuvre des plans d'action corrective d'audit interne et externe pour garantir que toutes les activités de la chaîne d'approvisionnement sont menées de manière éthique.

Veille à la conformité aux politiques de l'IRC et des bailleurs dans l'achat et la distribution des fournitures et actifs de programme.

Veille à ce que des évaluations des politiques, procédures, contrôles et performances de la chaîne d'approvisionnement soient menées et que toute déviation soit traitée dans le programme pays désigné.

Prendre l'initiative dans le processus d'audit des bailleurs et de l'IRC interne du département SC, développer et soutenir la mise en œuvre des plans d'action corrective post-audit et d'autres plans d'amélioration.

Préparation aux urgences

Travailler avec l'Emergency Unit et les programmes pays à haut risque pour mettre en œuvre la préparation aux urgences par la formation en pays, le mentorat et le soutien technique à distance.

Participer et contribuer au contenu des formations et conférences de l'Emergency Unit.

Partenariats

Promouvoir une culture de partenariats efficaces et respectueux. Promouvoir la programmation menée par les partenaires conformément à l'approche « pourquoi ne pas s'associer ? » et « partenaire d'égal à égal » de l'IRC.

Contribuer activement aux sections pertinentes de l'analyse de capacité des partenaires (PCA) et au développement ultérieur des plans de soutien aux partenaires.

Être délibéré et intentionnel pour déterminer si un partenaire était capable d'activités clés de la chaîne d'approvisionnement en situations d'urgence ou si l'IRC devait prendre la tête.

Gérer la mise en œuvre des points d'action dans les sections de la chaîne d'approvisionnement des plans de soutien aux partenaires.

Travailler en collaboration avec les partenaires pour garantir que les budgets de projet reflètent une juste valeur marchande.

Veiller à une allocation budgétaire appropriée pour que l'IRC soutienne les partenaires en alignement avec la conception globale de la réponse/du programme.

Participer activement au groupe de travail sur le partenariat (PWG) le cas échéant.

Relations de travail clés

Le poste rend compte à : Director, Emergency Supply & Health Supply Chain (lorsqu'il n'est pas déployé).

Supervise directement : uniquement en déploiement.

Travaille en étroite collaboration avec : les autres membres de l'ERT et du GSC, l'équipe de la chaîne d'approvisionnement et de gestion du programme pays.

Rapport indirect : Emergency Team Leader/Country Director (lorsqu'il est déployé).

Exigences

Diplôme avancé, 3 à 6 ans ou plus d'expérience professionnelle progressive dans la chaîne d'approvisionnement ou une éducation et une expérience équivalentes.

Expérience avérée dans le développement et la gestion des fonctions de chaîne d'approvisionnement/logistique dans une INGO, y compris dans des zones d'urgence/conflit.

Succès démontré en tant que leader de la chaîne d'approvisionnement dans toutes les disciplines, y compris la planification, les achats et la logistique.

Connaissance et expérience démontrables en logistique médicale et dans l'achat, le stockage, le transport et la distribution de produits pharmaceutiques.

Large connaissance et expérience des stratégies de chaîne d'approvisionnement, des techniques d'analyse de marché, des achats et de la contractualisation, de la gestion des véhicules et de la flotte, de l'inventaire, de la gestion des biens et des actifs.

Compétences démontrées dans la construction d'équipes solides et l'établissement de nouvelles opérations, y compris une forte capacité à communiquer et travailler efficacement avec la haute direction, le personnel opérationnel et de programme et les fonctions.

Leadership avéré d'équipes multidisciplinaires et interculturelles, avec de solides compétences en mentorat, coaching, motivation et renforcement d'équipe.

Engagement démontré en faveur de l'inclusion et du traitement équitable du personnel, et capacité à identifier et à traiter les obstacles à l'inclusion des groupes marginalisés dans la réponse d'urgence.

Collaborateur et influenceur solide avec des compétences interpersonnelles et analytiques efficaces, capable de travailler de manière transparente à travers les pays, les cultures et les unités organisationnelles.

Expérience avérée en gestion à distance.

Solides compétences en gestion financière et en budgétisation.

Solides compétences en informatique, radio et équipements de communication, et titulaire d'un permis de conduire et capable de conduire des véhicules à transmission manuelle et 4x4.

Résilient, organisé, travailleur, avec une attitude positive.

Bilingue anglais et français obligatoire ; arabe et espagnol un atout.

Normes professionnelles

Tous les travailleurs de l'International Rescue Committee doivent adhérer aux valeurs et principes fondamentaux énoncés dans l'IRC Way - Standards for Professional Conduct. Nos normes sont l'intégrité, le service, l'égalité et la responsabilité. Conformément à ces valeurs, l'IRC applique et fait respecter des politiques sur la sauvegarde, les conflits d'intérêts, l'intégrité fiscale, le signalement des actes répréhensibles et la protection contre les représailles. L'IRC s'engage à prendre toutes les mesures préventives nécessaires et à créer un environnement où les personnes se sentent en sécurité, et à prendre toutes les actions et mesures correctives nécessaires lorsqu'un préjudice survient. L'IRC constitue des équipes de professionnels qui promeuvent la réflexion critique, le partage du pouvoir, le débat et l'objectivité pour fournir les meilleurs services possibles à nos clients.

Employeur garantissant l'égalité des chances

L'IRC est un employeur garantissant l'égalité des chances. L'IRC considère tous les candidats sur la base du mérite sans distinction de race, de sexe, de couleur, d'origine nationale, de religion, d'orientation sexuelle, d'âge, de situation matrimoniale, de statut d'ancien combattant, de handicap ou de toute autre caractéristique protégée par la loi applicable.

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