Spécialiste du soutien administratif

L'Organisation des Nations Unies pour l'alimentation et l'agriculture (FAO) contribue à la réalisation du Programme 2030 grâce à son Cadre stratégique, en soutenant la transformation vers des systèmes agroalimentaires plus efficaces, inclusifs, résilients et durables, pour une meilleure production, une meilleure nutrition, un meilleur environnement et une vie meilleure, sans laisser personne de côté. L'engagement de la FAO en faveur du développement durable est au cœur de ses objectifs stratégiques et de ses opérations.

Le Bureau régional pour le Proche-Orient et l'Afrique du Nord (RNE) pilote les efforts de la FAO pour répondre aux priorités régionales liées à la sécurité alimentaire, à l'agriculture et au développement rural, par la planification, la coordination et la mise en œuvre de programmes et de projets dans toute la région. À l'appui de ces activités, le/la spécialiste du soutien administratif fournit une assistance administrative et opérationnelle afin d'assurer le bon fonctionnement du Bureau.

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Les missions comprennent le soutien aux opérations quotidiennes du Bureau, la coordination des réunions et des événements, la tenue des dossiers et de la correspondance, l'aide à l'organisation des déplacements et de la logistique, la facilitation de la communication avec les parties prenantes internes et externes, ainsi que le soutien administratif à la mise en œuvre et au suivi des programmes et initiatives régionaux. Ce poste contribue à la bonne exécution du mandat du RNE en garantissant une coordination administrative efficace et le respect des politiques et procédures de la FAO.

Le poste est situé au Bureau régional pour le Proche-Orient et l'Afrique du Nord (RNE) au Caire, en Égypte.

Lignes hiérarchiques

Le/la spécialiste du soutien administratif relève d'un ou plusieurs membres du personnel professionnel et reçoit des conseils de ses collègues affiliés et/ou des membres du personnel de soutien administratif. Il/elle travaille de façon autonome sur les tâches courantes et consulte son/ses supérieur(s) hiérarchique(s) pour les questions et procédures nouvelles ou plus complexes. Il/elle interagit avec divers collègues au sein de l'unité de travail. Ces interactions portent sur l'échange d'informations courantes et la prestation de services de soutien administratif standard.

Focus technique

Le spécialiste du soutien administratif effectue diverses tâches administratives courantes et fonctions de soutien de bureau, contribuant ainsi au bon fonctionnement de l'unité de travail.

Responsabilités

• Fournir un soutien administratif complet à l'agent et à son équipe, notamment la gestion du courrier, la tenue des dossiers et des fichiers, le filtrage des communications, la planification des rendez-vous et le traitement des demandes courantes.

• Coordonner les déplacements du personnel et des collaborateurs affiliés, y compris la préparation et le traitement des autorisations de voyage, des demandes de remboursement et la logistique associée.

• Examiner, distribuer et suivre le courrier et les documents entrants, en assurant un suivi rapide des actions en cours et le respect des procédures établies.

• Rédiger, relire, corriger et mettre en forme le courrier, les rapports, les présentations et autres documents courants, en veillant à leur exactitude et à leur conformité aux normes de l'organisation.

• Initier et traiter les actions administratives au sein des systèmes de l'entreprise relatives à l'administration générale, aux achats, aux finances, aux ressources humaines et aux déplacements.

• Appuyer les activités de ressources humaines et de recrutement, notamment le traitement administratif des avis de vacance de poste et des contrats de consultants.

• Compiler, organiser et tenir à jour les informations, les bases de données, les listes de diffusion, les feuilles de calcul et les documents de référence afin de faciliter la production de rapports et les activités opérationnelles.

• Gérer les systèmes de classement électroniques et physiques, en veillant à ce que les dossiers soient exacts, accessibles et à jour.

• Coordonner et superviser les processus et flux de travail administratifs, en assurant un suivi proactif auprès des parties prenantes afin de garantir la réalisation des actions et des livrables dans les délais impartis.

• Accomplir toute autre tâche connexe requise.

Les candidats seront évalués selon les critères suivants

Exigences minimales

• Diplôme d'études secondaires ou diplôme universitaire en administration des affaires, administration publique, gestion, sciences administratives, ressources humaines ou domaine connexe.

Expérience

• Au moins un an d'expérience dans le soutien administratif, la gestion de bureau ou les fonctions de soutien opérationnel, notamment en matière de gestion des déplacements, de gestion des dossiers, de suivi des flux de travail et de traitement des transactions administratives en entreprise.

• Maîtrise de l'anglais (niveau opérationnel).

• Nationalité égyptienne ou résident égyptien titulaire d'un permis de travail valide.

Compétences fondamentales de la FAO

• Orientation résultats

• Travail d'équipe

• Communication

• Établissement de relations efficaces

• Partage des connaissances et amélioration continue

Compétences techniques/fonctionnelles

• Expérience en matière de soutien administratif au sein d'une organisation multilatérale, d'une organisation internationale ou d'une grande institution décentralisée.

• Expérience avérée de l'utilisation de progiciels de gestion intégrée (PGI) ou de systèmes de gestion d'entreprise pour le traitement des opérations administratives, de voyage, d'approvisionnement, financières ou de ressources humaines.

• Une expérience avérée en matière de soutien aux programmes et projets, de coordination de réunions et d'événements, et de gestion des voyages et de la logistique constitue un atout.

• Une expérience avérée en matière de soutien administratif aux processus de ressources humaines, de suivi de la coordination des flux de travail impliquant de multiples parties prenantes et de rédaction de correspondance officielle, de rapports et de présentations en anglais constitue un atout.

• Une connaissance intermédiaire (niveau B) d'une deuxième langue officielle de la FAO constitue un atout.

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