PROCUREMENT MANAGER

Procurement Manager – ZamGridCo (Lusaka, Zambie)

ZamGridCo a pour mission de moderniser et d'étendre le réseau national de distribution d'électricité de la Zambie dans le cadre du Programme de résilience du réseau. Créée à la suite d'une opération inédite de conversion de dette en développement entre le gouvernement de la Zambie et la Banque africaine de développement, ZamGridCo est une société privée zambienne à responsabilité limitée par garantie, à but non lucratif. Son siège est à Lusaka ; elle est une entité indépendante et juridiquement distincte, chargée de canaliser les économies issues de la conversion de la dette vers des investissements et des améliorations du réseau de distribution, conformément au Plan intégré des ressources, au Plan intégré de distribution et aux réformes énergétiques nationales de la Zambie.

Intitulé du poste : Procurement Manager Département : Juridique Supérieur hiérarchique : Directeur juridique et secrétaire général Type de contrat : Temps plein, contrat à durée déterminée

Résumé du rôle : Le Procurement Manager agit comme un pont essentiel entre la livraison opérationnelle et la conformité juridique. Ce poste privilégie l'intégrité, la transparence et le respect des règles d'approvisionnement des partenaires de développement et nationales applicables. L'objectif de la mission est de soutenir l'employeur dans tous les aspects de l'approvisionnement, de la gestion des contrats et de l'administration de projets liés aux activités financées par des partenaires de développement externes et le gouvernement. Chaque décision d'achat est soumise à l'examen des organismes de financement comme la BAD ou tout autre partenaire de développement, afin de garantir une utilisation appropriée des fonds.

I. Étendue des travaux

Le Procurement Manager sera membre de l'équipe de mise en œuvre du projet et participera activement à toutes les activités d'approvisionnement et de gestion des contrats entreprises par le client pour les projets financés par des bailleurs de fonds externes et le gouvernement. Les responsabilités comprennent, sans s'y limiter :

• Assister à la préparation ou à la mise à jour du Manuel de mise en œuvre/procédures du projet, conformément au rapport d'évaluation du projet et à l'accord de prêt.
• Participer à toutes les activités d'approvisionnement et de gestion des contrats requises par le personnel du projet ou les consultants de l'employeur.
• Mettre à jour régulièrement le système de suivi des achats pour surveiller l'avancement des achats.
• Maintenir et réviser le plan annuel de passation des marchés du projet.
• Gérer et mettre à jour périodiquement le registre des fournisseurs et consultants qualifiés sur la base des annonces de projet et des expressions d'intérêt.
• Préparer la documentation d'approvisionnement, y compris les dossiers d'appel d'offres, les termes de référence, les annonces, les demandes de propositions (RFP) et les spécifications techniques.
• Assurer la publication en temps opportun des avis d'approvisionnement et tenir les registres correspondants.
• Assurer la distribution correcte et en temps opportun des dossiers d'appel d'offres et des RFP aux soumissionnaires.
• Suivre et répondre aux demandes des soumissionnaires, en veillant à ce que toutes les questions soient traitées rapidement et avec précision.
• Organiser et documenter les réunions de pré-soumission.
• Veiller à ce que tous les soumissionnaires reçoivent les procès-verbaux des réunions de pré-soumission, les clarifications et les addenda en temps opportun.
• Coordonner et documenter l'ouverture des offres et des propositions.
• Participer à l'évaluation des offres, des propositions et des expressions d'intérêt (EOI), et aider les comités d'évaluation à rédiger les rapports d'évaluation.
• Assurer le suivi de la soumission des rapports d'évaluation des offres aux bailleurs de fonds externes et tenir des registres détaillés.
• Assurer le suivi des lettres de non-objection des bailleurs de fonds externes.
• Aider à la rédaction des contrats et veiller à ce que toutes les exigences en matière d'approvisionnement et de contrat soient respectées avant la signature.
• Tenir des registres organisés des contrats signés et assurer leur distribution à toutes les parties concernées.
• Effectuer toute autre tâche pertinente assignée par l'équipe du projet ou l'employeur.1. Responsabilités principales

a. Conformité réglementaire et préparation à l'audit : Assurer le strict respect des règlements des partenaires de développement et des lois zambiennes applicables. Vous gérez la « piste papier » pour prouver une concurrence équitable et des dépenses à l'épreuve de l'audit.

b. Alignement des achats : Aligner les activités d'approvisionnement sur les accords de financement actifs, en veillant à ce que les achats respectent le budget, les coûts admissibles et la période de rapport correcte.

c. Gestion des risques : Superviser le suivi des sous-bénéficiaires et gérer les appels d'offres compétitifs pour les contrats à haute valeur (travaux/services).

d. Gestion de bout en bout du processus : Diriger le cycle de la demande à la négociation du contrat, y compris l'émission des RFP, l'évaluation des offres et la gestion de la logistique pour la livraison du programme.

e. Formation des parties prenantes : Encadrer le personnel du programme sur les politiques d'approvisionnement pour prévenir les dépenses non conformes sur le terrain.

2. Attentes du rôle

a. Conformité (40 %) : Maintenir le manuel des achats et veiller à ce que chaque action respecte les seuils et approbations applicables, qu'il s'agisse des règles du bailleur de fonds, des règles nationales zambiennes d'approvisionnement le cas échéant, ou des limites du manuel lui-même, appliquées selon la source de financement de chaque contrat.

b. Opérations (40 %) : Diriger les sollicitations à haute valeur ; gérer le comité d'évaluation des fournisseurs ; approuver les bons de commande.

c. Rapports (20 %) : Préparer des fichiers prêts pour l'audit ; rendre compte des indicateurs clés de performance (KPI) à la direction ; gérer le registre des immobilisations.

II. Obligations de rapport

Le Procurement Manager relèvera directement du coordonnateur de projet et collaborera avec les autres entités impliquées dans la mise en œuvre du projet. Le Procurement Manager soutiendra la préparation de :

• Rapports d'avancement trimestriels et annuels, comprenant : a) un résumé des activités d'approvisionnement menées au cours de la période de rapport ; b) une liste des services de soutien à l'approvisionnement fournis ; c) une évaluation des étapes clés et des défis rencontrés ; d) tout rapport supplémentaire demandé par le coordonnateur de projet.
• Les registres comptables sont corrigés en temps opportun après chaque audit.
• L'archivage et la conformité de tous les documents liés à l'approvisionnement.
• Mener des études de marché et préparer des rapports annuels pour évaluer la disponibilité et la capacité des fournisseurs locaux à fournir les biens, travaux ou services requis par le projet.III. Qualifications

Le Procurement Manager doit satisfaire aux qualifications minimales suivantes :

• Un diplôme de licence en ingénierie, économie, administration des affaires, administration publique, droit ou un domaine connexe d'une université reconnue.
• Un diplôme de maîtrise ou une certification pertinente en approvisionnement sera un atout.
• Un minimum de huit (8) ans d'expérience professionnelle générale.
• Une expérience en administration de contrats et en approvisionnement public, y compris une connaissance démontrée des contrats FIDIC, sera un atout.
• Au moins cinq (5) ans d'expérience en approvisionnement pour des projets financés par la Banque africaine de développement ou d'autres banques multilatérales de développement (BMD), des agences de développement multilatérales ou bilatérales, ou d'autres organisations de financement internationales.IV. Compétences et aptitudes

Pour cette mission particulière, l'anglais est requis. Capacité à être flexible, ouvert d'esprit avec intégrité, orienté client et orienté résultats pour atteindre les objectifs du projet. Compétences efficaces en conseil et en consultation qui permettent au client de renforcer sa confiance et ses compétences pour traiter les problèmes d'approvisionnement. Une expérience internationale sera un plus. De bonnes compétences en réseautage et un bon jugement sont requis lorsqu'on travaille en équipe et lorsqu'on établit des relations professionnelles avec des spécialistes de l'approvisionnement travaillant sur d'autres projets. Maîtrise des logiciels MS Office standard (Word, Excel, PowerPoint), de préférence combinée à des connaissances et une expérience avec les systèmes ERP ou d'approvisionnement électronique (tels que SAP, Oracle ou équivalent).

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