Administrateur/trice Base

ADMINISTRATEUR.RICE BASE, Tahoua Tahoua, Niger

QUI SOMMES NOUS ?

Médecins du Monde est une ONG internationale de développement médical faisant partie d’un réseau international. Nous fournissons une assistance médicale aux groupes vulnérables, en Belgique et dans le reste du monde. Nous voulons une couverture universelle de santé où chaque personne a accès aux soins, sans obstacles. En Belgique et dans le monde, nos projets se destinent à toutes les personnes qui n’ont pas ou plus d’accès aux soins de santé. En particulier, ils se structurent en cinq axes : les personnes en marge de la société, les enfants en situation de vulnérabilité, les femmes, les personnes migrantes ou déplacées et les victimes de crises ou de conflits. Pour mener à bien notre mission, nous nous basons sur trois piliers : Soigner  : donner un réel accès aux soins aux populations. Changer  : plus qu’aider, nous voulons changer les choses à long terme.

Expérience

Témoigner  : nous ne restons pas silencieux. Grâce à notre expérience et notre présence sur le terrain, nous interpellons les pouvoirs (locaux, régionaux et (inter)nationaux) avec des faits, des chiffres et des réalités. Nos projets suivent une série de valeurs communes à toute notre organisation : Justice sociale, Empowerment, Indépendance, Engagement, Equilibre. Au Niger, Médecins du Monde (MdM) Belgique met en œuvre des programmes d’appui au système de santé publique. Nous mettons en œuvre les activités sur le Renforcement du droit et la capacité à la population à accéder aux services de santé de qualité, d’appui psychosocial et d’exercer librement sa vie affective, sexuelle et reproductive y compris la protection des personnes en situation de migration dans le district sanitaire d’Agadez. Dans la région de Tahoua, (MdM) Belgique assure la mise en œuvre du projet «Renforcement des mécanismes de protection en lien avec l’accès aux soins de santé sexuelle et reproductive, incluant les violences basées sur le genre, pour les populations en situation de vulnérabilité au Niger » pour contribuer à la protection et à la réduction de la morbidité et de la mortalité des populations en situation de vulnérabilité, en particulier des femmes et adolescentes, ainsi que des cas de violences sexuelles. Au-delà des programmes d’appui au système de santé publique, Médecins du Monde, en consortium avec SOCODEVI mettent en œuvre un projet dénommé « DEVENIR ». Le projet DEVENIR est une initiative visant à contribuer au développement socio-économique du Niger à travers la réduction des inégalités de genres impactant sur les droits, la santé et l’autonomisation économique des femmes et des jeunes femmes (F/JF) à Niamey et Agadez. Pour répondre aux enjeux économiques des F/JF, le projet travaillera avec les groupements, unions, réseaux et fédérations (GURF) économiques féminins afin d’accroître leur pouvoir économique, à répondre à leurs besoins

Autres informations

Fondamentaux et à faire prospérer durablement leurs entreprises et ce, en tenant compte des changements climatiques et d’autres chocs tels que les conflits sociaux, l’insécurité alimentaire, les migrations, et autres.

L’ESSENTIEL

Médecins du Monde Belgique – Mission Niger recherche, pour sa base de Tahoua, un.e Administrateur.rice Base. Sous la supervision du Coordonnateur de Projet, l’Administrateur

• rice Base aura pour objectif d’assurer la bonne gestion administrative, RH et financière de la base de Tahoua. Il/Elle veille à la conformité des opérations administratives et financières avec les procédures internes de MdM-BE, les exigences des bailleurs ainsi que la réglementation en vigueur au Niger. Il/Elle assure également le pilotage, le suivi et le contrôle des activités administratives et financières de la base, apporte un appui aux équipes dans la gestion et le suivi des ressources et contribue à la bonne mise en œuvre des activités de la mission. La fonction assure la supervision d’au moins deux collaborateur
• trice
• s (fourchette indicative), ainsi que la coordination et la collaboration avec les équipes de la coordination, les partenaires locaux et les différents acteurs intervenant dans la mise en œuvre des activités à Tahoua.

Responsabilités

Gestion financière, comptable et budgétaire Assurer le contrôle des imputations comptables et analytiques conformément aux budgets approuvés, la vérification des pièces comptables, le contrôle des inventaires de caisse et rapprochements bancaires Superviser les caissiers/ assistants Admin-Fin-RH dans la réalisation de ses tâches Veiller au suivi et à la régularisation des comptes d’avances Assurer l’envoi des clôtures comptables mensuelles au Coordinateur Financier et RH de la mission dans le respect des procédures de clôture et d’archivage des pièces justificatives Participer activement à l’élaboration des budgets des projets Produire & communiquer aux différents responsables les suivis budgétaires des projets mensuels avec les dépenses réalisées, mettre à jour les dépenses prévisionnelles avec les responsables de projet (y compris les couvertures financières) Préparer et communiquer à la Coordination Admin/Fin les rapports financiers des bailleurs (rapports intermédiaires et finaux) Préparer et communiquer les demandes de trésorerie mensuelles (DA) pour envoi au la Coordination Admin/Fin. Organiser les mouvements des fonds entre la coordination/bases – bases/projets conformément aux procédures internes (manuel de sécurité des fonds). Tenir à jour la check-list de sécurité des fonds sur les différents projets Développer avec l’appui du coordinateur financier des outils de gestion financiers propres aux besoins du projet ; Assure le suivi rigoureux des contrats / marchés en cours ou planifiés, en termes d’avancement des prestations et de taux d’exécution des dépenses de la mission Assure la bonne préparation des audits externes et internes des projets en lien avec ses référents techniques Gestion administrative & RH Tenir à jour les dossiers des membres du personnel des projets (contrats signés, attestations de lecture des documents cadre) et les dossiers administratifs (contrats de bail, prestations de services…) et en assurer l’archivage Communiquer à la coordination des Ressources Humaines de la mission toutes les données administratives pour la gestion des prestations et déclarations aux organismes sociaux du personnel des projets Assurer l’application du règlement d’ordre intérieur, gérer les congés, absences du personnel

Formation / Diplômes

Mettre en œuvre les politiques et outils RH au niveau des équipes projets (les TimeSheet, évaluation, plan de formation, couverture médicale etc.) Établir les contrats de travail du personnel des projets pour signature ainsi que les renouvellements de contrats et/ou d’avenants contractuels En collaboration avec les chefs de projets et la Coordination des ressources Humaines mener les procédures disciplinaires. Produire et tenir à jour les organigrammes des projets en s’assurant de leur cohérence avec les besoins opérationnels Appuyer la coordination des Ressources Humaines dans la mise à jour éventuelle des politiques RH. Organiser et participer aux recrutements, à l’intégration (briefings) et débriefings du personnel des projets Veiller à faire circuler l’information au sein des équipes projet (tenir à jour les tableaux d’affichage, relayer les communications internes…) Effectuer des contrôles internes ad hoc sur les projets Avant le 26 du mois, soumet les fichiers de paie et le suivi des congés du staff pour validation. Participe à la mise à jour et l’archivage les dossiers individuels du staff et veille à leur complétude. Participe à l’élaboration des plans de formation du staff en collaboration avec les ressources humaines Assure la réalisation et le classement des Timesheet. La liste des responsabilités présentées ci-dessous n’est pas exhaustive. Ces responsabilités peuvent être amenées à évoluer, à être adaptées ou complétées en fonction des besoins de la mission, des priorités opérationnelles et du plan d’action individuel annuel, établi en collaboration entre le/la responsable hiérarchique et le/la titulaire du poste.

Etudes / formation et Expérience Master en : Finance, comptabilité, Gestion administrative, RH et financière, … Informatique : maîtrise du package Office Capacités rédactionnelles Communication efficace et efficiente avec autrui Maitrise du logiciel SAGA Expérience à un poste similaire minimum 3 années. Expérience de travail avec au moins trois ONGI Expérience de travail avec des projets des bailleurs de fonds : DGD, ECHO, AMC, EXPERTISE FRANCE, BHIA, FHAROC Compétences et qualités requises Aptitude à pouvoir travailler en équipe Aptitude en matière de communication écrite (reporting) et orale Forte capacité d’analyse et de synthèse Avoir le sens de l’organisation et de la gestion des priorités. Capacité à travailler sous pression dans un environnement complexe Rigueur, axé sur les résultats et sens de la qualité Adaptabilité interculturelle, flexibilité Excellent sens du relationnel Excellent sens de la confidentialité Grande disponibilité Langues : Maîtrise du français, Maitrises des langues locales Maitrise de l’anglais est appréciable

NOUS OFFRONS

Un CDD  Contrat de travail de droit Nigérien  Durée Déterminée : 1 an renouvelable en fonction de la disponibilité du budget

Localisation

Lieux de travail : Tahoua (avec multiples déplacements sur les zones d’intervention) Date de prise de poste souhaitée  :  Immédiatement ce délai ne sera pas prise en compte.

INTERESSE(E) ?

Vous devez disposer d’une adresse mail « Gmail.com » pour accéder à notre formulaire de recrutement en cliquant sur le lien :  Administrateur

• rice Base MdM-BE se réserve la possibilité de finaliser le recrutement avant la date de clôture de réception des candidatures. Nous répondons à tous/tes les candidat-e-s.  MdM-Be ne demande aucune participation financière dans le cadre de la procédure de recrutement. Les candidatures féminines sont fortement encouragées Médecins du Monde s’engage pour les personnes en situation de handicap et lutte contre toutes les discriminations. Nous vous informons que les données vous concernant sont informatisées, elles seront traitées de façon confidentielle. Dans le cadre de la présente candidature, vos données sont conservées pour une durée de 6 mois. Seules les personnes habilitées par notre Charte de confidentialité Générale pourront accéder à vos données à des fins strictement internes.

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