Compliance and Grants Manager (Syria - Damascus)

Compliance and Grants Manager (Syria - Damascus)

Localisation : Syrie – Damas Réfère à : Directeur pays Syrie Type de contrat : Temps plein

Résumé du poste Le/la Compliance and Grants Manager dirige le cycle de gestion des subventions et la fonction de conformité du programme pays de UITYD en Syrie. Le poste garantit que chaque financement est mis en œuvre conformément à son accord, que les obligations des bailleurs et réglementaires sont respectées sans exception, que les contrôles internes sont appliqués de manière cohérente dans tous les départements, et que le programme pays reste prêt pour un audit à tout moment.

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** Le portefeuille Syrie combine des financements institutionnels et mutualisés — agences des Nations Unies (UNICEF, UNFPA, PAM, OMS), fonds mutualisés gérés par OCHA, le Fonds d'aide pour la Syrie (AFS), et des financements de passage (pass-through) d'ONG internationales telles que l'International Rescue Committee (IRC) dans le cadre d'accords bilatéraux de bailleurs — avec des financements privés collectés aux États-Unis par le biais de fondations, de philanthropie institutionnelle et de dons individuels et de la diaspora. Chaque source de financement comporte des exigences distinctes en matière d'éligibilité, de rapport, de passation de marchés et de sélection. Le poste travaille en coordination étroite et continue avec le département des Finances, qui est le principal interlocuteur pour le suivi budgétaire, les rapports financiers, l'éligibilité et l'allocation des coûts, la préparation des audits et la conformité financière des bailleurs. Les résultats en matière de subventions et de finances doivent être rapprochés et soumis à une assurance qualité conjointe avant toute soumission à un bailleur.

Responsabilités principales

Gestion des subventions et conformité bailleurs Tenir à jour le tableau de bord du portefeuille de subventions du pays couvrant toutes les subventions actives et en cours, y compris les budgets, les taux d'utilisation, les calendriers de rapport, l'historique des modifications et le statut de clôture, rapproché mensuellement avec le département des Finances. Examiner tous les accords de subvention, amendements et accords de partenariat avant signature ; extraire les exigences spécifiques aux bailleurs et les traduire en orientations opérationnelles pratiques pour les équipes programmes, finances, chaîne d'approvisionnement et RH. Préparer et maintenir une matrice de conformité pour chaque subvention couvrant les coûts éligibles, les seuils de passation de marchés, les règles en matière d'actifs, l'image de marque et la visibilité, les déclencheurs d'approbation préalable, les marges de flexibilité budgétaire et les obligations de rapport. Diriger la préparation, l'assurance qualité et la soumission en temps voulu de tous les rapports narratifs aux bailleurs, en veillant à la pleine cohérence entre le récit, le rapport financier émis par les Finances et les données MEAL avant la soumission. Coordonner les réallocations budgétaires, les prolongations sans coût et les demandes de modification conjointement avec le département des Finances, et s'assurer que les approbations préalables des bailleurs sont obtenues et documentées avant la mise en œuvre de tout changement. Gérer la clôture des subventions, y compris les rapports finaux, la disposition des actifs, la consolidation des dossiers et la mainlevée du bailleur. Agir en tant que point focal pays pour la communication avec les bailleurs sur les questions contractuelles et de conformité, sous la direction du Directeur pays.

Gestion du portefeuille de bailleurs Agences des Nations Unies et fonds mutualisés : maintenir les profils des partenaires, les évaluations de capacité et les accords de projet sur les plateformes des bailleurs ; suivre la performance des partenaires et assurer le suivi des activités d'assurance, y compris les contrôles ponctuels, les micro-évaluations et les visites programmatiques. Fonds mutualisés gérés par OCHA et Fonds d'aide pour la Syrie (AFS) : gérer les soumissions et les révisions via les systèmes de gestion des subventions pertinents, répondre aux commentaires des panels d'examen et s'assurer du respect des conditions d'allocation et de décaissement. Financements de passage d'ONG internationales, y compris les subventions administrées par IRC dans le cadre de règles bilatérales : gérer les soumissions de vérification et de diligence raisonnable, les examens des antécédents des partenaires, la conformité des sous-subventions et la transmission correcte des conditions des bailleurs. Fondations et collecte de fonds privés et diaspora basés aux États-Unis : veiller à ce que les fonds restreints soient suivis jusqu'à leur destination prévue en coordination avec les Finances, que l'intention du bailleur soit documentée et honorée, et que les rapports aux fondations et aux grands donateurs soient précis et opportuns. Conseiller la direction sur les implications de conformité de la combinaison de financements, y compris le partage des coûts, le risque de double financement et l'allocation des coûts partagés entre les subventions.

Conformité, risque et contrôles internes Vérifier, avec les Finances, que les transactions de passation de marchés, de paie et opérationnelles imputées aux fonds des bailleurs sont conformes à la fois à la politique de UITYD et aux règles applicables des bailleurs, et signaler rapidement tout écart. Veiller au respect des obligations de lutte contre le terrorisme, les sanctions et le blanchiment d'argent, y compris la sélection du personnel, des fournisseurs et des partenaires lorsque requis, et conserver les preuves de sélection à des fins d'audit. Tenir à jour le registre des risques pays, suivre les mesures d'atténuation et signaler les risques de conformité émergents au Directeur pays. Préparer les audits internes et externes, les vérifications des bailleurs, les contrôles ponctuels et les visites d'assurance ; coordonner la collecte des pièces justificatives avec les Finances et rédiger les réponses de gestion aux conclusions d'audit. Suivre la mise en œuvre des points d'action convenus à la suite d'audits et d'évaluations jusqu'à leur clôture, et prévenir la récurrence des constatations répétées. Soutenir l'application des politiques de sauvegarde, de PSEA, de lutte contre la fraude et de signalement (whistleblowing) tout au long du cycle de subventions et de partenariats, et s'assurer que les politiques requises sont transmises aux partenaires.

Gestion des partenariats et sous-subventions Mener la diligence raisonnable et l'évaluation de capacité des partenaires locaux de mise en œuvre et tenir à jour le dossier d'évaluation des partenaires. Rédiger et gérer les accords de sous-subvention, en veillant à la transmission correcte des conditions des bailleurs, et suivre les rapports des partenaires, la documentation financière et la performance de conformité conjointement avec les Finances. Planifier et mener des visites de suivi et de vérification des partenaires avec les collègues des finances et des programmes, et émettre des actions de suivi documentées. Concevoir et dispenser un soutien au renforcement des capacités des partenaires sur la conformité aux bailleurs, les normes de rapport et de documentation.

Soutien au développement des affaires Coordonner le développement de propositions avec les équipes programmes, MEAL et finances, en veillant à l'alignement entre le récit, le cadre logique, le budget et les directives des bailleurs. Examiner les budgets de proposition avec les Finances pour l'éligibilité des coûts, des hypothèses réalistes et un traitement correct des coûts partagés et indirects. Tenir à jour la déclaration de capacité pays, les dossiers d'enregistrement, les documents institutionnels et les annexes standard requises pour les soumissions aux bailleurs et les processus de vérification. Suivre les opportunités de financement pertinentes pour le portefeuille Syrie et soutenir l'analyse go/no-go.

Gestion d'équipe et renforcement des capacités Superviser, encadrer et évaluer l'équipe des subventions et de la conformité, et gérer la répartition de la charge de travail sur un portefeuille multi-subventions. Dispenser des formations d'initiation et de recyclage au personnel pays sur les règles des bailleurs, les normes de documentation et les contrôles internes. Établir et maintenir un système de classement des subventions complet, bien organisé et accessible, sous forme physique et électronique, conforme aux exigences de conservation des bailleurs.

Qualifications et compétences

Essentielles Diplôme de licence en développement international, santé publique, administration des affaires, droit, finance, comptabilité ou domaine connexe ; un master est un atout. Un minimum de sept ans d'expérience progressive en gestion des subventions, conformité ou gestion des récompenses au sein d'une ONG internationale ou d'une agence des Nations Unies, dont au moins trois ans à un niveau managérial ou de supervision. Connaissance pratique démontrée des règles et exigences de rapport d'une gamme de bailleurs, y compris les agences des Nations Unies, les fonds mutualisés gérés par OCHA et les bailleurs institutionnels canalisés par des partenaires principaux ONGI. Expérience avérée dans la gestion de sous-subventions et de partenaires locaux de mise en œuvre, y compris la diligence raisonnable, la transmission des conditions des bailleurs et le suivi de la conformité. Expérience avérée dans la préparation et la réponse aux audits, vérifications des bailleurs et évaluations de capacité, y compris la rédaction de réponses de gestion. Solide culture budgétaire et capacité à travailler quotidiennement avec le département des Finances : lire un budget par rapport à un récit, identifier les problèmes d'éligibilité et analyser les taux d'utilisation et les écarts. Excellente maîtrise de l'anglais et de l'arabe, écrit et parlé, avec la capacité de produire des documents de qualité bailleur en anglais sans révision substantielle. Maîtrise avancée de Microsoft Excel et Word, et familiarité avec les plateformes et portails de gestion des subventions des bailleurs. Basé à Damas, avec la capacité de se rendre dans les gouvernorats de terrain si nécessaire, et une compréhension complète de l'environnement opérationnel. Intégrité personnelle élevée et bon jugement, avec la confiance de soulever des préoccupations de conformité de manière constructive et au niveau approprié. Solides compétences en planification et organisation, et capacité à gérer plusieurs échéances sur un portefeuille complexe sans perte de qualité.

Souhaitables Expérience dans la réponse humanitaire en Syrie et familiarité avec son architecture de coordination et son environnement réglementaire. Familiarité avec la programmation du secteur de la santé. Expérience avec les rapports aux fondations, les dons privés restreints ou la conformité de la collecte de fonds basée aux États-Unis. Connaissance pratique des systèmes ERP et des outils et processus de sélection contre le terrorisme. Expérience préalable dans l'établissement ou la professionnalisation d'une fonction de subventions et de conformité.

À propos de UITYD UITYD est une organisation humanitaire mondiale à but non lucratif fournissant des services médicaux et d'éducation sanitaire aux personnes dans le besoin, y compris les réfugiés et les personnes déplacées, dans les régions sinistrées et mal desservies. L'organisation est composée de professionnels médicaux et de santé publique issus de divers horizons.

Code de conduite Le Code de conduite de UITYD reflète l'ensemble des croyances et valeurs fondamentales de la profession : soin, respect, confiance et intégrité. Ces croyances et valeurs sont fondamentales pour les employés, bénévoles, stagiaires, consultants et entrepreneurs de UITYD pour guider leur pratique et leur conduite. Le Code est organisé en catégories, comme suit : Toujours agir avec équité, honnêteté, intégrité et ouverture ; respecter les opinions des autres et traiter tous avec égalité et dignité sans égard au genre, à la race, à la couleur, à la croyance, à l'ascendance, au lieu d'origine, aux opinions politiques, à la religion, à l'état matrimonial, au handicap, à l'âge ou à l'orientation sexuelle. Offrir une expérience positive et valorisée à ceux qui reçoivent des services au sein et en dehors de UITYD.

Politique de protection de l'enfance La maltraitance des enfants sous toutes ses formes est inacceptable pour UITYD, qui reconnaît sa responsabilité de protéger les enfants contre tout préjudice dans tous les domaines de son travail. UITYD s'engage à garantir un environnement sûr pour les enfants et applique une politique de tolérance zéro envers toute forme de maltraitance et d'exploitation des enfants.

Politique de non-discrimination, d'abus et de harcèlement UITYD offre l'égalité des chances en matière d'emploi à tous les employés et candidats à l'emploi et interdit expressément et ne tolérera aucune forme de discrimination, d'abus, de harcèlement (sexuel ou autre), fondée sur la race, l'origine ethnique, la religion, l'origine nationale, le genre, l'âge, l'état matrimonial, le statut de citoyenneté, le handicap ou le statut militaire. Les employés et le personnel associé de UITYD ne doivent en aucun cas participer à toute forme de discrimination, de harcèlement ou d'abus (physique, sexuel ou verbal), d'intimidation ou d'exploitation, ou enfreindre de toute autre manière les droits d'autrui à l'intérieur ou à l'extérieur de l'organisation.

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