Chargé·e en gestion de l’information administrative

Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC) est une organisation humanitaire internationale fondée au Danemark en 1956. Présente dans 40 pays, elle compte plus de 7 000 employés et 8 000 volontaires. Sa mission : porter assistance aux réfugiés et aux personnes déplacées à travers le monde, en fournissant une aide d'urgence, en défendant leurs droits et en renforçant leurs opportunités pour un meilleur futur. Le DRC travaille dans les zones affectées par les conflits, le long des routes de déplacements et dans les pays d'en coopération avec les communautés locales pour trouver des solutions durables. Son siège est à Copenhague.

Le DRC opère en Afrique de l'Ouest depuis 1998. Le bureau du HQ Hub Afrique de l'Ouest, du Nord et Amérique latine (WANALA) est basé à Dakar, au Sénégal, et couvre plus de douze pays en dehors du Sénégal. Il soutient et fournit des orientations stratégiques aux bureaux pays de la région, notamment en Algérie, au Burkina Faso, au Cameroun, au Tchad, en Colombie, en Libye, au Mali, au Mexique, au Niger, au Nigéria, en République centrafricaine, au Sénégal (bureau régional uniquement), en Tunisie et au Venezuela.

Le Fonds régional pour le Sahel (SRF) est un nouveau fonds humanitaire destiné à répondre à la crise dans la région du Sahel, dans le bassin du Tchad et dans l'est du Tchad. Il est hébergé par le DRC, gouverné et dirigé par des ONG travaillant au Sahel, et soutenu financièrement par FCDO (UK Aid) et DG ECHO.

Dans ce cadre, le DRC recherche un

• e Chargé
• e en gestion de l'information administrative pour apporter un appui essentiel à l'équipe de gestion de fonds du SRF, en contribuant à la bonne gestion des flux d'information, à l'organisation documentaire et à l'utilisation efficace des outils numériques du fonds.

Responsabilités :

Soutien à la gestion des communications :

• Assurer le suivi quotidien des boîtes emails communes du SRF ;
• Mener le tri, la réorientation et le premier niveau de réponse aux courriels simples (modèles, confirmations de réception, relances) en appui de l'équipe Grants ;
• Suivre les demandes internes et externes via un tableau de suivi partagé.

Appui à l'archivage et à l'organisation documentaire :

• Assurer le classement électronique des documents des partenaires (propositions, contrats, rapports, correspondances) dans SharePoint selon les procédures établies ;
• Assurer le suivi régulier des dossiers numériques et la vérification de leur complétude en appui de la Grants and Partnership Coordinator ;
• Assurer la mise à jour des procédures opérationnelles standard sur l'archivage et la gestion des documents.

Participation à la gestion des outils numériques (SharePoint et GMS) :

• Appuyer le développement du système Grants Management System (GMS) ;
• Participer à la gestion des données disponibles sur le système en coordination avec l'équipe Grants.

Contribution à l'amélioration continue :

• Contribuer à l'identification d'opportunités d'amélioration des outils, procédures et pratiques de gestion de l'information au sein du SRF ;
• Participer activement aux retours d'expérience de l'équipe afin de renforcer la qualité, l'efficience et la cohérence des processus de gestion des subventions.

Capitalisation et apprentissage :

• Documenter les bonnes pratiques et difficultés rencontrées dans l'utilisation des outils et systèmes de gestion des subventions ;
• Participer à la création ou à la mise à jour de supports internes (guides, notes pratiques, tutoriels) destinés à l'équipe du SRF ou aux partenaires.

Transversal :

• Apporter un soutien ad hoc aux tâches administratives du département des grants et finance, le cas échéant ;
• Effectuer toute autre tâche pertinente à la demande de l'équipe du SRF ;
• Soutenir les traductions et/ou revues des documents du SRF si nécessaire, en assurer la conformité avec les règles du SRF, DRC et des bailleurs.

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Diplôme de niveau licence (minimum) ou équivalent en administration, gestion, sciences sociales, gestion de l'information ou domaine connexe.

Compétences et qualités exigées :

Obligatoire :

• Capacité avérée à hiérarchiser une charge de travail importante, à respecter constamment les délais et à s'adapter dans un environnement de travail complexe et stimulant.
• Expérience de l'utilisation de modèles basés sur Excel.
• Familiarité avec les systèmes en ligne tels que SharePoint, PowerApp.
• Capacité à travailler de manière efficace et efficiente, tant de manière indépendante qu'en équipe.
• Maîtrise professionnelle totale du français et de l'anglais.

Apprécié :

• Une première expérience (stage ou emploi) dans le secteur humanitaire ou développement est un atout ;
• Expérience préalable de Dynamics ou d'un autre système ERP robuste tel que SAP, Oracle, etc.
• Une expérience dans le développement de systèmes techniques est un avantage.
• Expérience de travail avec de grands donateurs institutionnels, tels que FCDO, EU, ECHO, USAID, UNHCR, SIDA et d'autres agences des Nations Unies.
• Une expérience de travail avec des partenaires locaux est un avantage certain.
• Une expérience préalable dans la région du Sahel est un avantage.

À ce poste, vous devez démontrer les cinq compétences essentielles du DRC :

• Viser l'excellence : vous vous concentrez sur l'obtention de résultats tout en garantissant un processus efficace. Vous vous efforcez de produire un travail précis, approfondi et professionnel avec une utilisation optimale du temps et des efforts.
• Collaborer : vous coopérez avec et impliquez les parties concernées, recherchant activement leur opinion et partageant des informations clés avec elles. Vous soutenez et faites confiance aux autres, tout en encourageant les commentaires.
• Prendre les rênes : vous prenez la responsabilité et donnez la priorité à votre travail en fonction de la vision et des objectifs généraux de DRC. Vous prenez l'initiative face à un défi ou une opportunité et vous recherchez des solutions innovantes.
• Communiquer : vous écrivez et parlez efficacement et honnêtement tout en adaptant votre style et votre ton à la situation. Vous écoutez activement les autres et les impliquez dans le dialogue.
• Faire preuve d'intégrité : vous respectez et promouvez les normes les plus strictes en matière de conduite éthique et professionnelle en relation avec les valeurs et le code de conduite de DRC, y compris la protection contre l'exploitation sexuelle, les abus et le harcèlement.

Règlements généraux et éthique :

• L'employé doit se conformer aux prescriptions de DRC en matière de sûreté, de confidentialité et d'éthique, incluant le respect du Code de Conduite et du Cadre de Redevabilité Humanitaire.
• L'employé ne doit pas être engagé dans un autre emploi durant son contrat de travail avec DRC sans demande d'autorisation préalable à son manager.
• L'employé ne doit s'engager dans aucune activité qui porte préjudice à DRC ou à l'implémentation de ses projets durant son contrat de travail avec DRC.
• L'employé ne doit pas donner d'interviews aux médias ou partager des contenus liés aux projets, sans autorisation préalable.
• L'employé doit retourner à DRC tout équipement ou propriété de DRC à la fin de son contrat de travail.

Processus de candidature :

Les candidatures ne peuvent se faire qu'en ligne, sur le site de DRC. Vous devez télécharger en ligne votre CV (4 pages maximum) ainsi qu'une lettre de motivation. Le CV et la lettre de motivation peuvent être en français ou en anglais. Les candidatures réalisées par voie postale, par envoi de courrier électronique ou par dépôt d'un dossier physique ne seront pas considérées.

Le DRC fournit des opportunités égales en termes d'emploi et interdit toute pratique de discrimination basée sur la race, le sexe, la couleur de peau, l'appartenance religieuse, l'orientation sexuelle, l'âge, l'état civil ou bien une quelconque situation d'handicap. Le DRC ne pratique aucune discrimination dans le cadre de ses processus de recrutement.

Les candidatures seront clôturées à partir du 07 août 2026 à 23h59 GMT. Les candidatures reçues après cette date ne seront pas considérées. Néanmoins, il est possible pour le DRC de commencer, dès avant la fin de la publication de l'offre, le processus de recrutement si une candidature répond aux attentes et exigences du poste.

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