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Office Services Assistant
Entreprise : FHI360 NGO
Type de contrat : Temps plein
Qualification : KCSE
Localisation : Administration / Installations
Résumé du poste : L'Office Services Assistant apportera son soutien à l'activité Strengthening Infectious Disease Detection Systems (STRIDES) au Kenya. Il fournit divers services de soutien de bureau, notamment en aidant à maintenir les niveaux de stock des armoires de fournitures de bureau, en assurant l'ordre et l'accessibilité. Il maintient la propreté de l'environnement de bureau. Il veille à ce que la zone de réception soit en ordre et fonctionnelle. Il filtre tous les visiteurs entrants et les fournisseurs et les oriente en conséquence. Il fournit un soutien général au personnel selon les besoins et exécute des processus et procédures de base pour accomplir les tâches, sous supervision étroite.
Responsabilités :
Fonctions essentielles du poste : Tâches et responsabilités
Organiser les rafraîchissements pour le personnel lors des réunions et veiller à ce que la salle de réunion soit maintenue propre et présentable par la suite. Assurer la propreté du bureau et des espaces communs. Veiller à ce que le bureau et ses environs soient présentables et propices au travail pour le personnel et les visiteurs. Assurer un approvisionnement adéquat en fournitures de bureau.
Administratif :
Être en charge de veiller à ce que la zone d'impression/documentation/photocopie soit bien organisée et que le courrier entrant et sortant soit distribué de manière organisée. Aider aux tâches cléricales et administratives. Aider l'assistant administratif dans le traitement des formulaires DA1. Surveiller et assurer un approvisionnement adéquat en fournitures de bureau. Gérer la collecte et la livraison des articles pour le bureau selon les besoins. Aider à recevoir et filtrer tous les visiteurs entrants conformément aux procédures de sécurité de FHI 360 pour les identifier et déterminer la nature de leur visite. Tenir un registre de tous les visiteurs indiquant leur nom, l'heure d'arrivée, la personne visitée et l'heure de départ. Soutenir le démarrage du moteur du véhicule de service en l'absence des chauffeurs. Répondre aux demandes générales concernant le bureau pays de FHI 360 au Kenya.
Finance :
Soutenir la Finance dans le dépôt des déclarations annuelles auprès des organismes de réglementation. Soutenir la Finance dans le suivi des paiements des services publics pour éviter les coupures. Soutenir la Finance dans la récupération des dossiers des archives. Soutenir le dépôt des obligations légales de l'organisation auprès des organismes statutaires concernés. Soutenir le département P&C dans la planification des entretiens en
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