Human Resource Business Partner

Localisation : Kampala, Ouganda (avec visites périodiques sur le terrain)

Rattaché(e) à : Directeur RH & Administration

Budget : Oui

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** Marie Stopes Ouganda (MSUG) est l'un des 37 programmes nationaux de MSI Reproductive Choices, une organisation mondiale dédiée à garantir l'accès à des soins de santé reproductive de qualité et à des choix éclairés. À travers l'Ouganda, notre équipe fournit des services de santé sexuelle et reproductive de haute qualité via divers canaux. Nous renforçons les systèmes de santé publique dans plus de 915 établissements, exploitons 25 équipes mobiles, 12 centres de santé et un hôpital de maternité, et distribuons des produits socialement commercialisés tels que les préservatifs Flame et Lifeguard, la contraception d'urgence Back Up et les pilules contraceptives quotidiennes Well Plan. Ces services permettent aux femmes et aux familles de choisir si et quand avoir des enfants, les aidant à poursuivre leurs aspirations et à bâtir un avenir plus sain et prospère.

Le poste : Sous la responsabilité du Directeur RH & Administration, le/la Human Resource Business Partner a pour mission de soutenir le développement, l'affinement, le partenariat commercial et la mise en œuvre des meilleures pratiques RH. En dirigeant une petite équipe, il/elle accompagne les managers dans la constitution et l'animation d'équipes performantes, et intègre toutes les initiatives RH soutenant les objectifs stratégiques. L'efficacité dépendra de sa capacité à développer rapidement des relations crédibles au sein de l'organisation et à gagner la confiance de l'équipe de direction, tout en fournissant des conseils techniques pour les opérations RH.

Responsabilités clés et indicateurs de performance :

Conformité RH, Administration et Paie :

• Négocier, traiter, réviser et suivre les contrats de travail du personnel MS.

• Superviser le traitement mensuel de la paie en coordination avec l'équipe financière, en garantissant l'exactitude et la conformité légale.

• Surveiller et assurer la bonne mise en œuvre du processus de gestion et de révision des performances.

• Maintenir un manuel de politiques et procédures RH à jour et veiller à son respect par le personnel.

• Offrir du coaching et du mentorat à la direction et au personnel sur les politiques et pratiques RH.

• Veiller à ce que, dans le cadre des limitations interculturelles et nationales, les pratiques d'emploi, la rémunération, les avantages sociaux et les programmes RH soient conformes aux politiques MS et aux lois locales du travail.

• Mener et participer à l'enquête annuelle « organisations similaires » pour garantir un plan de rémunération et d'avantages compétitif pour MS.

• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur RH et Admin pour réviser les avantages du personnel chaque année afin de rester compétitif sur le marché.

• Produire des rapports RH mensuels et trimestriels sur les effectifs, le turnover, le statut des recrutements et la formation.

Indicateurs : 1. 100% des contrats de travail émis/révisés à temps. 2. Paie soumise avec exactitude et dans les délais. 3. Taux de conformité aux politiques RH. 4. Rapports RH mensuels/trimestriels soumis à la date prévue.

Recrutement :

• Apporter un soutien à tous les managers dans tous les aspects du recrutement, y compris la standardisation des cadres d'emploi, la publication des offres, l'organisation des entretiens et le respect des directives MS.

• Assurer la coordination des recrutements de personnel temporaire/remplaçant et l'obtention des approbations en temps utile.

• Veiller à ce que la politique d'intégration MS soit suivie par tous les membres de l'équipe et que l'orientation soit effectuée.

• Fournir des services de recrutement rapides selon des critères objectifs.

• Participer à l'élaboration des plans de dotation.

• Diriger les processus de recrutement, de promotion et de mutation.

• Fournir le soutien nécessaire aux cadres supérieurs et aux coordinateurs de canaux dans divers domaines RH (droit du travail, relations avec les employés, sécurité, formation et développement).

• Offrir des conseils juridiques et administratifs, du soutien et du coaching aux directeurs, managers et superviseurs pour leur permettre de diriger et de gérer des équipes efficaces.

Indicateurs : 1. Délai moyen de pourvoi dans les SLA approuvés. 2. Taux de conformité au recrutement. 3. Taux d'achèvement de l'intégration. 4. Tendances de rétention/turnover. 5. % des plans de dotation approuvés mis en œuvre.

Relations avec les employés et droit du travail :

• Mettre en place des mécanismes appropriés de discipline et de traitement des griefs, et veiller à ce que les procédures convenues soient respectées par la direction et le personnel.

• Veiller à ce que les cas de grief et de discipline soient traités en temps opportun.

• Surveiller les préoccupations individuelles ou collectives du personnel (rémunération, droits, couvertures d'assurance, bien-être, plaintes, griefs) et formuler des recommandations ou conseiller le personnel concerné.

Indicateurs : 1. % de cas de grief/discipline résolus dans les SLA. 2. Nombre de cas non résolus escaladés. 3. Qualité et exhaustivité de la documentation des cas. 4. Réduction des problèmes récurrents de relations avec les employés.

• Maintenir des dossiers et statistiques du personnel appropriés, à la fois manuels et électroniques.

• Enregistrer et tenir à jour les informations d'entrée et de sortie.

• Assurer la circulation de l'information au sein du département et dans toute l'organisation.

Indicateurs : 1. Taux d'exhaustivité des dossiers RH. 2. Taux de précision du SIRH. 3. Mise à jour en temps opportun des enregistrements d'entrée/sortie. 4. Rapports sur les effectifs, le turnover, le recrutement et la formation soumis dans les délais.

Politiques, procédures et développement organisationnel :

• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur RH & Admin pour mener des analyses de développement organisationnel (DO), réviser la structure organisationnelle et les descriptions de poste pour répondre aux besoins dynamiques des programmes en expansion et du développement de l'équipe.

• Concevoir, développer et mettre en œuvre des systèmes, politiques et procédures RH pour soutenir les besoins opérationnels.

• Assurer la bonne mise en œuvre des politiques et procédures RH dans toute l'organisation.

• Évaluer régulièrement les lacunes des politiques et procédures RH et fournir des informations mises à jour à l'équipe de direction nationale.

Indicateurs : 1. Nombre/% de politiques révisées ou mises à jour comme prévu. 2. % d'actions de correction des lacunes politiques clôturées. 3. Résultats de l'analyse DO/structure livrés. 4. Sessions de sensibilisation aux politiques réalisées.

Apprentissage, développement et renforcement des capacités :

• Travailler en étroite collaboration avec le Directeur RH & Admin pour élaborer le calendrier de formation en fonction des besoins de développement organisationnel et de croissance.

• Gérer la mise en œuvre de la stratégie d'apprentissage et de développement de MS.

• Communiquer clairement l'approche organisationnelle de l'apprentissage et du développement à tout le personnel.

• Réaliser une évaluation des besoins de formation et de développement de l'organisation et concevoir des plans/programmes appropriés.

• Assurer l'analyse périodique des besoins de formation et de développement au niveau organisationnel, du poste et individuel.

• Identifier les cours adaptés aux besoins de formation et de développement du personnel et de l'organisation, et suivre les plans pour les mener à bien.

• Organiser des programmes de formation internes en fonction des besoins identifiés et évaluer les résultats.

Indicateurs : 1. % du calendrier de formation mis en œuvre. 2. Évaluation des besoins de formation réalisée. 3. Taux de participation/achèvement de la formation. 4. Score d'évaluation post-formation. 5. Preuve d'application des apprentissages.

• Veiller à ce que les évaluations de performance soient menées pour toutes les équipes et classées.

• Préparer et envoyer des rapports de performance RH réguliers au superviseur.

• Participer à la préparation des politiques organisationnelles et aux études liées aux RH.

• Concevoir et mettre en œuvre un système de gestion de la performance basé sur les résultats.

Indicateurs : 1. % d'évaluations de performance réalisées et classées à temps. 2. Qualité des objectifs de performance. 3. Rapports de performance soumis dans les délais. 4. Plans d'amélioration suivis jusqu'à leur clôture.

Gestion du changement et amélioration continue :

• Agir en tant qu'agent de changement en proposant des innovations, des politiques et procédures améliorées, des changements de processus et de méthodes de travail.

Indicateurs : 1. Nombre d'améliorations de processus RH approuvées et mises en œuvre. 2. Plans d'action de changement livrés à temps. 3. Score d'adoption/retour des parties prenantes. 4. Leçons apprises documentées.

Gestion des risques RH, éthique et contrôles de sauvegarde :

• Travailler avec le Directeur RH et Admin pour s'assurer que la section des risques RH du registre des risques est convenue, mise en œuvre et suivie.

• Veiller à ce que le code de conduite et les accords de conflit d'intérêts soient signés et enregistrés.

• Assurer la mise en œuvre et la révision régulière de la politique de lutte contre la fraude.

• Former tout le personnel sur la dénonciation et autres politiques nécessitant des formations de rappel.

• Mettre en œuvre efficacement la politique de tolérance zéro à la fraude et les formations annuelles sur l'éthique.

• Mener rapidement et en profondeur des enquêtes sur les plaintes des employés, en utilisant le groupe d'incidents graves si nécessaire.

• Fournir un soutien à la médiation.

• Centraliser les signalements de dénonciation.

• Conclure tous les incidents graves avec un rapport et des leçons apprises.

Indicateurs : 1. Actions de risque RH clôturées à la date prévue. 2. 100% des dossiers de code de conduite/conflit d'intérêts classés. 4. Incidents graves enquêtés et clôturés avec rapports et actions d'apprentissage.

Expérience et attributs personnels :

• Solides compétences en leadership et gestion d'équipe.

• Haute intelligence émotionnelle et capacité de résolution de conflits.

• Pensée stratégique, excellent esprit d'analyse et reporting RH basé sur les données.

• Capacité à travailler dans un environnement dynamique avec une supervision minimale.

• Connaissance et expérience démontrées des pratiques RH mondiales, du droit du travail, de la rémunération, de la gestion des talents, de la gestion du changement, des relations avec les employés et du recrutement.

• Intégrité et attitude éthique solides.

• Antécédents de réussite dans la conduite d'initiatives RH en fonction des besoins opérationnels et dans des environnements décentralisés.

• Compréhension des complexités du travail dans un environnement multiculturel et capacité à placer l'équité au cœur de la stratégie, des politiques et des pratiques.

• Expérience significative de travail avec des cadres supérieurs, en fournissant des conseils RH axés sur le client pour répondre aux besoins organisationnels.

• Automotivé et proactif.

• Excellentes compétences en communication orale et écrite.

Qualifications et formation (essentielles/souhaitables) :

• Diplôme de licence en gestion des ressources humaines, psychologie organisationnelle ou domaine connexe.

• Diplôme post-universitaire en gestion des ressources humaines ou certification professionnelle (CHRP, IHRM ou équivalent).

• Un master en RH ou en gestion est un atout supplémentaire.

• Membre d'un organisme professionnel RH reconnu.

• Toute formation complémentaire pertinente sera un atout.

• Minimum 4 ans d'expérience RH progressive et pertinente dans un environnement de travail similaire, dont au moins 2 ans à un niveau managérial dans une organisation réputée.

• Solide connaissance du droit du travail ougandais.

Comportements attendus des membres de l'équipe – Comportements MSI : La performance réussie chez MSI ne se définit pas seulement par « ce que » les gens accomplissent, mais aussi par « comment » ils travaillent et l'impact qu'ils ont sur les autres. Nous encourageons et attendons de tous les membres de l'équipe qu'ils démontrent les comportements suivants :

Montrer la voie : Je recherche l'excellence et agis avec clarté, intégrité, responsabilité et honnêteté dans tout ce que je fais. Je donne l'exemple avec transparence, honnêteté et responsabilité, en recherchant l'excellence et en encourageant une communication ouverte à tous les niveaux.

Inspirer une vision partagée : J'inspire une vision partagée, je reste concentré stratégiquement, je communique un plan clair et je priorise la voix de nos clients dans la prise de décision. Je rallie les autres autour de la vision de MSI en faisant appel à des aspirations communes ; je traduis la stratégie en objectifs clairs et je crois que les personnes – nos clients, membres de l'équipe et partenaires – sont la clé de notre succès.

Remettre en question le processus : Je questionne, promeut l'amélioration, adopte de nouvelles idées, apprends des expériences et crois en mon développement et celui des autres. Je remets en question les conventions, promeut l'apprentissage continu et accueille les retours ; j'anticipe et gère le changement pour mieux atteindre la mission de MSI.

Permettre aux autres d'agir : Je crée les conditions chez MSI pour que les autres contribuent, travaillent au mieux de leurs capacités et développent leur plein potentiel ; je valorise les différences et m'assure que toutes les voix sont entendues. Je me concentre sur la construction de la confiance, de la collaboration et de la propriété partagée, tout en développant les futurs leaders et en traitant les autres avec dignité et respect.

Encourager le cœur : Je prends le temps de reconnaître les contributions des autres, de célébrer les succès ensemble, de nourrir la communauté MSI et de montrer que je me soucie. J'inspire des normes élevées et des objectifs ambitieux, j'apprécie l'excellence individuelle, je célèbre nos valeurs et nos victoires, et je valorise notre humanité.

Leadership (pour les leaders uniquement) : Vous inspirez les individus et les équipes, par un leadership situationnel, en fournissant une direction claire. Vous recherchez et offrez des opportunités qui motivent les membres de l'équipe, aidant à développer les compétences et le potentiel tout en renforçant notre pipeline de talents et de succession. Vous êtes conscient des développements émergents dans notre secteur, démontrant une vision stratégique de nos clients et de notre entreprise, et encouragez cela dans votre équipe. Vous articulez une vision de l'avenir qui inspire et enthousiasme les autres.

Valeurs MSI : (non détaillées dans le texte source)

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