Assistant(e) Conformité et Archivage, Ouagadougou, Burkina Faso

Responsabilités

Assistant(e) Conformité et Archivage Le Conseil danois pour les réfugiés (DRC), l'une des plus importantes ONG humanitaires au monde, recherche L'assistant(e) conformité et archivage apporte un appui direct au Responsable de sous département Conformité, risque et éthique dans la gestion quotidienne de la conformité au sein de l'organisation. Introduction Le Conseil danois pour les réfugiés (ci-après : DRC, pour Danish Refugee Council) a été fondé au Danemark en 1956 et est depuis devenu une organisation humanitaire internationale avec plus de 7,000 employés et 8,000 volontaires. Ayant son siège établi à Copenhague, et présent dans 40 pays, le DRC est une organisation d'aide non gouvernementale, à but non-lucratif Le Conseil danois pour les réfugiés porte assistance aux réfugiés, aux personnes déplacées et aux populations hôtes à travers le monde : nous fournissons une aide d'urgence à ces personnes, nous travaillons pour le respect de leurs droits et nous renforçons leurs opportunités pour un meilleur futur. Notre vision est une vie avec dignité pour toutes les personnes affectées par les déplacements dans le monde dans le respect des principes humanitaires Contexte DRC est présent au Burkina Faso depuis 2013 avec 03 bureaux opérationnels terrain (Dori, Dédougou, Centre nord Grand-est) et 01 bureau pays à Ouagadougou. Il intervient principalement dans les domaines de la protection humanitaire, de l`eau hygiène et assainissement, de la sécurité alimentaire et moyens d'existences, de la cohésion sociale. L'organisation développe une approche communautaire et recherche, par la mise en œuvre de projets multisectoriels, des solutions durables pour les populations affectées dans la logique du nexus.

La position est en charge, en particulier, de la mise en place, de l'organisation et de la tenue d'un système d'archivage fiable (physique et numérique) pour l'ensemble des documents relatifs à la conformité, aux audits, aux processus internes et des archives comptables. Il/elle appuie également le suivi des exercices d'audits internes et externes, la mise en œuvre des outils de contrôle interne, ainsi que la diffusion des bonnes pratiques de conformité et du code de conduite auprès des équipes et des partenaires. Responsabilités : Gestion de l'archivage et de la documentation Concevoir, mettre en place et maintenir un système d'archivage structuré (physique et numérique) pour l'ensemble des documents de conformité, d'audit et de contrôle interne. Assurer la collecte, le classement, la numérisation et l'indexation des documents selon les procédures internes et les exigences des bailleurs de fonds. Garantir la traçabilité, la confidentialité et la sécurité des documents archivés, y compris les rapports d'audit finaux signés. Veiller au respect des durées légales et contractuelles de conservation des documents, et organiser leur archivage définitif ou leur destruction selon les règles en vigueur. Mettre à disposition rapidement les documents archivés lors des demandes internes, des audits ou des contrôles bailleurs. Former et sensibiliser les équipes aux bonnes pratiques de classement et d'archivage des documents. Appui à la gestion des audits Appuyer le point focal audits dans la coordination des contributions nécessaires des différentes bases et départements. Soutenir la planification et l'organisation des réunions d'ouverture et de clôture avec les auditeurs externes. Aider à rassembler, vérifier et transmettre les pièces justificatives demandées par les auditeurs. Assurance qualité et veille conformité Participer à l'élaboration et au suivi des outils de suivi de la conformité et de l'archivage. Apporter un appui aux équipes terrain sur la mise en œuvre des exigences de conformité et d'archivage. Evaluation et amélioration des processus internes Participer aux évaluations internes de conformité afin de garantir le respect des directives internes et des bailleurs. Suggérer des améliorations sur les mesures de contrôle interne, notamment sur les processus d'archivage. Participer aux réunions périodiques projets pour fournir un point d'alerte sur les questions d'archivage. Appuyer la réalisation de revues internes périodiques (finances, achats, administration) impliquant des revues Mensuelles de documents (spot check etc...) Votre profil Minimum Bac +2(Filière archivage / gestion documentaire/conformité / gestion des risques) 1 an d'expérience professionnelle dans les domaines suivants : Expérience en gestion documentaire et/ou archivage Expérience souhaitée en ONG (nationale ou internationale) Connaissance de certaines règles des bailleurs institutionnels des ONG internationales (BHA, Union Européenne) est un plus Bonne maîtrise des outils bureautiques et des outils de gestion documentaire numérique (GED) Qualifications exigées Formation en gestion documentaire, archivistique, Gestion des risques ou domaine équivalent Qualifications souhaitables Bonne maîtrise de la langue française (parlé et écrit) Connaissance de l'anglais est un plus Dans ce poste, vous devez faire preuve des cinq compétences clés du DRC : Qualité : Vous visez à obtenir des résultats tout en étant efficace dans votre travail. Collaboration : Vous impliquez les parties prenantes et encouragez les commentaires. Responsabilité : Vous prenez vos responsabilités et faites preuve d'initiative tout en recherchant des solutions innovantes. Communication : Vous écoutez et parlez efficacement et honnêtement. Intégrité : Vous respectez et promouvez les normes les plus élevées en matière de comportement éthique et professionnel en lien avec nos valeurs et notre Code de conduite, y compris la protection contre l'exploitation, les abus et le harcèlement sexuels. Notre offre Durée du contrat : 05 mois Bande d'emploi : NMI_step1 Lieu de travail : Ouagadougou Date de démarrage : 1er août 2026 La rémunération et les conditions d'emploi seront conformes aux Conditions d'emploi du Conseil danois pour les réfugiés pour les [ employés sous contrat national/expatrié]; veuillez consulter notre site web pour plus de détails.

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