UM
Chargé(e) d’administration & finance
CDI5 months ago
Job Description
BÉNIN
Freelance
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UMO Bénin recherche pour un de ses clients un(e) Chargé(e) d’Administration & Finance (support de direction), dont la
est d’assurer la fiabilité administrative et financière du cabinet, de sécuriser les données de gestion et de garantir la fluidité des opérations, en lien direct avec la direction et les partenaires externes.
Assurer la gestion du courrier et des documents administratifs : classement, archivage, numérisation. Suivre l’ensemble des pièces et contrats administratifs (devis, bons de commande, attestations, RCCM, IFU, CNSS, DGI, assurances, etc.). Rédiger, mettre à jour et suivre les contrats (prestations, conventions, travaux) : versions, signatures et archivage. Coordonner avec le juriste externe et intégrer les retours dans les documents. Assurer le suivi des autorisations administratives (mairie, ONAUB) : constitution, dépôt, relances et traçabilité. Tenir un registre structuré de suivi des dossiers administratifs et des relances. Suivre les démarches administratives récurrentes et les échéances (déclarations, renouvellements, paiements). Organiser et structurer les dossiers sur les outils internes (Drive, Notion). Enregistrer, catégoriser et contrôler les dépenses avec pièces justificatives. Vérifier la complétude et la cohérence des données (date, montant, catégorie, mode de paiement, TVA, projet). Préparer et transmettre les éléments à la comptabilité externe. Assurer le suivi des règlements (fournisseurs, charges, abonnements) avec validation de la direction. Mettre à jour la trésorerie et établir une prévision mensuelle fiable. Alerter immédiatement en cas de risque financier ou de dérive de trésorerie. Réaliser des rapprochements bancaires simples et assurer la traçabilité des opérations. Préparer les éléments variables de paie et suivre les échéances. Assurer le suivi administratif du personnel (contrats, onboarding, congés, absences). Participer au processus de recrutement : diffusion des annonces, tri des candidatures, préqualification, organisation des entretiens et constitution des shortlists. Préparer les factures selon les modèles et les échéanciers définis. Assurer le suivi complet de la facturation (émission, envoi, paiement, statut). Déclencher l’envoi des factures selon l’avancement des projets. Effectuer les relances clients (email, téléphone,
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Je vous recommande d’insister sur votre expérience à gérer Excel dans un contexte africain. Pour UMO Interim, montrez comment votre connaissance des réalités locales a amélioré des processus financiers. Restez authentique et chiffré.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Logiciels et normes — Précisez vos outils comptables réels (Sage, SAP, Odoo) et votre connaissance du plan SYSCOHADA. Les tests techniques portent souvent sur des cas de réconciliation ou d'analyse de variance — pratiquez-les.
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Your safety comes first — read before you go
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.