Office Assistant

Le Wi Lan recrute un(e) Office Assistant

Dans le cadre du programme Leaders in Teaching (LiT) Sierra Leone, une initiative du gouvernement sierra-léonais mise en œuvre par Lɛ Wi Lan (LWL) en partenariat avec Transforming Teaching, Education and Learning (T-TEL) et d'autres partenaires, avec le soutien financier de la Mastercard Foundation, nous recherchons un(e) Office Assistant.

LWL est une organisation dirigée par des Sierra-Léonais, engagée dans la transformation de l'éducation nationale. Sa vision est une éducation transformée pour le développement en Sierra Leone, et sa mission est de fournir une assistance technique éducative en étroite collaboration avec le gouvernement pour promouvoir une éducation de qualité et une croissance inclusive.

Localisation : Freetown, Sierra Leone

Rattachement hiérarchique : Le/la titulaire du poste relève du Senior Operations Officer et travaille en étroite collaboration avec l'ensemble du personnel, les prestataires de services, le personnel de maintenance et les visiteurs.

Résumé du poste : L'Office Assistant est responsable de garantir un environnement de bureau propre, sûr et fonctionnel. Ce rôle est en charge des services publics du bureau, de la santé et de la sécurité au travail, du nettoyage et de l'entretien, de la gestion du groupe électrogène, et de l'exécution des courses de bureau. Le/la titulaire veille à ce que les installations, fournitures et services du bureau soient bien entretenus pour soutenir des opérations efficaces.

Responsabilités principales (liste non exhaustive) :

1. Gestion des services publics et des installations du bureau

• Surveiller l'approvisionnement en électricité, en eau et autres services publics du bureau.

• Signaler et suivre les pannes et les besoins de maintenance.

• Contribuer à l'entretien du mobilier, des équipements et des installations du bureau.2. Santé et sécurité au bureau

• Soutenir la mise en œuvre des normes de santé et de sécurité sur le lieu de travail.

• Effectuer des contrôles réguliers pour identifier et signaler les dangers.

• Veiller à ce que les extincteurs, les trousses de premiers secours et les sorties de secours restent accessibles et fonctionnels.3. Nettoyage et entretien du bureau

• Coordonner les activités de nettoyage du bureau.

• Veiller à ce que les espaces de travail, salles de réunion, cuisines, sanitaires et espaces communs soient propres et ordonnés.

• Surveiller les fournitures de nettoyage et assurer leur réapprovisionnement en temps utile.4. Gestion du groupe électrogène

• Utiliser et surveiller le groupe électrogène du bureau conformément aux procédures organisationnelles.

• Tenir les registres de fonctionnement du groupe électrogène et signaler les besoins d'entretien.

• Surveiller les niveaux de carburant et soutenir les arrangements de réapprovisionnement en carburant.5. Courses de bureau et soutien administratif

• Réceptionner et distribuer le courrier, les colis et la correspondance.

• Soutenir la préparation des réunions et d'autres tâches administratives assignées.Autres responsabilités : Entreprendre toute autre tâche raisonnable assignée par le Senior Operations Officer.

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• Capacité à lire, écrire et comprendre l'anglais et le krio.
• Une expérience préalable dans le soutien de bureau, le nettoyage, la gestion des installations ou un rôle similaire est un atout.
• Bonnes compétences en communication et relations interpersonnelles.
• Forte sens des responsabilités, honnêteté et fiabilité.
• Capacité à suivre des instructions et à travailler de manière autonome.
• Compétences de base en tenue de registres et en organisation.Nombre de postes : 1

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