T4
Secrétaire / Assistante de Direction
CDI3 months ago
Job Description
Bénin
CDD
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PREFERE PLUS recrute, au profit d'une structure de la place, un(e) Secrétaire / Assistante de Direction en CDD, précédé d'une période d'essai de trois (03) mois. Effectif à recruter : 01.
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Assurer l'assistance directe à la Direction et appuyer la gestion administrative et opérationnelle des Ressources Humaines. Veiller au bon fonctionnement des activités de coordination, d'organisation de l'agenda du Directeur. Contribuer à l'application des procédures RH au sein de l'entreprise.
Principales activités
A. Assistance de direction
Gérer l'agenda du Directeur (réunions, rendez-vous, déplacements). Assurer l'accueil téléphonique et physique des partenaires et visiteurs. Préparer les dossiers, notes, courriers, comptes rendus et supports de communication interne. Organiser les réunions, comités et événements internes. Classer et archiver les documents administratifs et confidentiels.
B. Gestion administrative du personnel
Assurer le suivi des dossiers individuels du personnel. Gérer les contrats de travail, avenants, renouvellements et périodes d'essai. Veiller à la conformité des documents (registre du personnel, pièces administratives). Suivre les présences, absences, congés, retards et mouvements du personnel. Constituer et mettre à jour les bases de données RH.
C. Recrutement et intégration
Participer au processus de recrutement : tri des candidatures, présélection, convocations. Assister à l'organisation des entretiens. Préparer les dossiers d'accueil et coordonner le parcours d'intégration des nouveaux employés.
D. Gestion de la paie et déclarations sociales
Préparer les éléments variables de paie (heures, primes, retenues, congés…). Participer au suivi des déclarations sociales obligatoires (CNSS, impôts…).
E. Suivi disciplinaire et administratif
Rédiger et notifier les courriers RH (avertissements, convocations, attestations diverses). Participer au suivi des procédures disciplinaires. Assurer la diffusion des notes de service et règlements internes.
F. Appui au développement RH
Participer à l'élaboration des plans de formation. Suivre la réalisation des actions de formation. Contribuer aux activités d'évaluation du personnel. Participer aux projets RH (GPEC, climat social, communication interne…).
Formation / Diplômes
Bac G2 / BAC+2/3 minimum en secrétariat, assistanat de direction, gestion des RH ou tout autre domaine connexe.
Expérience
Minimum 2 ans d'expérience à un poste similaire, idéalement auprès de cadres de direction.
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Compétences techniques
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint). Bonne connaissance du droit du travail et de la gestion administrative du personnel. Techniques de rédaction professionnelle. Connaissance des outils de paie (selon l'entreprise). Connaissance des méthodes RH (recrutement, formation, évaluation).
Compétences comportementales
Discrétion et sens de la confidentialité. Organisation, rigueur et autonomie. Bon relationnel et sens du service. Gestion du stress et des priorités. Capacité d'analyse et esprit d'équipe.
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Jouir d'une bonne moralité. Jouir de ses droits civiques et d'une bonne santé.
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Expert Application Advice
Maîtrise technique — PREFERE PLUS exige une maîtrise opérationnelle de Excel. Ne vous contentez pas de les mentionner : décrivez un projet concret où vous les avez utilisés, avec le résultat obtenu.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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Your safety comes first — read before you go
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.