ASSITANT/E PROGRAMME SANTE SEXUELLE ET DE LA REPRODUCTION

Job Description

Purpose of consultancy: Appuyer l'Unité SRH afin de renforcer l'efficacité de la coordination, de la planification, de la gestion administrative et opérationnelle. À cet effet, le/la consultant(e) contribuera à la gestion des correspondances internes et externes de l'unité, à la coordination logistique et administrative des réunions, ateliers, missions et autres activités organisées par l'Unité SRH ainsi que par les partenaires de mise en œuvre du secteur de la santé. Il/elle apportera également un appui à la préparation, à la consolidation, au suivi et à l'actualisation des Plans de Travail Annuels (PTA), des Formulaires de Transaction (FT) et des autres outils de planification, de gestion et de suivi des activités, sous la supervision et la coordination des chargés de programme, en veillant au respect des procédures institutionnelles, des délais et des exigences des partenaires. Advertisement

• Scope of work: (Description of services, activities, or outputs : 1. Appui à la gestion des correspondances et de la documentation du programme ● Assurer la rédaction, la mise en forme, la saisie et la finalisation des correspondances administratives, des notes, des rapports et de tout autre document de l'Unité Santé Reproductive (SRH). ● Rédiger les correspondances courantes à partir des orientations des chargés de programme et assurer leur suivi jusqu'à leur transmission aux destinataires. ● Gérer efficacement le circuit des correspondances entrantes et sortantes du Bureau du Représentant Adjoint, en veillant au respect des délais de traitement. ● Préparer les dossiers de correspondance conformément aux procédures en vigueur et les soumettre pour validation et signature auprès des superviseurs concernés et du Représentant. ● Assurer un système de classement physique et électronique fiable, permettant une conservation sécurisée et un accès rapide aux documents du programme. ● Organiser l'archivage périodique des dossiers administratifs et techniques conformément aux politiques de gestion documentaire de l'UNFPA. ● Veiller à la confidentialité et à la protection des informations et documents traités dans le cadre des activités de l'Unité SRH. 2. Appui à la coordination logistique, administrative et au suivi des activités du programme ● Assurer le suivi administratif de la gestion des Plans de Travail Annuel (PTA) afin de contribuer à leur mise en œuvre dans les délais prévus ( FT, Eface, listes de transaction). ● Coordonner la planification des rendez-vous, réunions et autres engagements au sein de l'Unité SRH, ainsi que les principales activités de l'unité. ● Assurer l'organisation logistique et administrative des réunions, ateliers, missions, revues de programme et autres événements de l'Unité SRH. ● Préparer les dossiers de réunion, élaborer les ordres du jour en collaboration avec les équipes concernées, assurer la prise de notes et rédiger les comptes rendus et relevés de décisions. Advertisement ● Appuyer la préparation et le suivi des retraites institutionnelles, revues périodiques et réunions de coordination du Bureau. ● Maintenir à jour une base de données des

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