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Administrative Assistant – Audit & Assurance
Type de contrat : Temps plein
Qualification : BA/BSc/HND, Certificat professionnel
Localisation : Administration / Facilities
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Deloitte Consulting est un fournisseur leader de solutions de développement innovantes pour les donateurs américains et internationaux, les fondations, les gouvernements et les entreprises du Fortune 500. Présent dans plus de 150 pays, nous apportons la puissance d'un cabinet mondial et tirons parti de notre immense expertise technique et de nos capacités pour proposer des approches intégrées.
Objectif principal du poste
Fournir un soutien administratif et opérationnel efficace à la ligne de service et aux associés, en assurant un traitement précis des transactions financières, une coordination logistique efficace, l'achèvement en temps voulu des tâches liées aux clients, et la tenue de dossiers et de rapports organisés, permettant ainsi le bon déroulement des opérations et soutenant la productivité de l'équipe.
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Soutenir les processus d'appel d'offres et de propositions en collaborant avec les clients potentiels, en répondant aux demandes et en préparant les documents de soumission.
Résoudre les demandes administratives liées aux propositions et aux appels d'offres avec précision et souci du détail.
Préparer et soumettre les appels d'offres et les propositions conformément aux normes de qualité internes et aux exigences de soumission.
Fournir un soutien administratif proactif aux associés et aux managers, en anticipant les besoins et en assurant des flux de travail fluides dans un environnement d'entreprise dynamique.
Gérer les communications entrantes et sortantes (électroniques et papier), en assurant un envoi et une réception rapides et précis.
Coordonner les voyages nationaux et internationaux, y compris les vols, l'hébergement et les transferts, et préparer les itinéraires de voyage.
Traiter les appels téléphoniques externes de manière professionnelle et rapide, en redirigeant ou en résolvant les demandes selon les besoins.
Planifier et gérer les réunions, les rendez-vous et les plans de voyage, y compris la logistique et le matériel de réunion, pour assurer une coordination sans faille.
Maintenir l'inventaire du bureau et les documents de marque, en assurant la disponibilité et un contrôle précis des stocks.
Traiter les demandes d'achat, en veillant au respect des politiques d'approvisionnement et à une exécution rapide.
Respecter les normes de confidentialité, de protection des données et de gouvernance d'entreprise dans toutes les interactions et la tenue des dossiers.
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Solides compétences organisationnelles et en gestion de projet, avec la capacité de gérer plusieurs tâches, de prioriser efficacement et de respecter les délais.
Excellentes compétences en communication écrite et verbale et un professionnalisme téléphonique.
Expérience dans l'organisation de voyages et la gestion d'agendas complexes.
Familiarité avec les processus d'appel d'offres et de propositions et la préparation de documents de soutien.
À l'aise avec les systèmes, MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook).
Souci du détail et grande précision dans la préparation de documents et la saisie de données.
Bonnes compétences numériques et financières pour gérer les demandes d'achat et les tâches budgétaires.
Qualifications et qualités personnelles
Une qualification administrative ou commerciale pertinente est souhaitable.
Proactif, débrouillard et orienté client, avec un état d'esprit axé sur les solutions.
Discret et digne de confiance, avec un fort sens de la confidentialité et de la responsabilité d'entreprise.
Esprit d'équipe avec la capacité de travailler de manière indépendante et de soutenir plusieurs parties prenantes.
Flexible et adaptable aux priorités changeantes et aux heures supplémentaires occasionnelles si nécessaire.
Votre rôle en tant que leader
Chez Deloitte, nous croyons en l'importance du leadership à tous les niveaux. Nous attendons de nos collaborateurs qu'ils adoptent et vivent notre objectif en se challengeant pour identifier les problèmes les plus importants pour nos clients, nos collaborateurs et la société, et qu'ils aient un impact qui compte.
Capacités de leadership
Vivre notre objectif - Développer sa propre compréhension de notre objectif et de nos valeurs ; explorer les opportunités d'impact.
Influence - Se concentrer activement sur le développement de compétences efficaces en communication et en établissement de relations.
Orientation vers la performance - Comprendre les attentes et faire preuve de responsabilité personnelle pour maintenir la performance sur la bonne voie.
Direction stratégique - Comprendre comment son travail quotidien contribue aux priorités de l'équipe et de l'entreprise.
Développement des talents - Démontrer un fort engagement envers l'apprentissage et le développement personnels ; agir en tant qu'ambassadeur de la marque pour aider à attirer les meilleurs talents.
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Job Field Administration / Facilities Job Description Main purpose of the job To deliver efficient administrative and operational support to the service line and Partners, ensuring accurate processing of financial transactions, effective coordination of logistics, timely completion of client-related tasks, and maintenance of organised records and reporting, thereby enabling smooth business operations and supporting team productivity. Key responsibilities Support tendering and proposal processes by liaising with prospective clients, responding to enquiries and preparing submission documents. Resolve administrative queries related to proposals and tenders with accuracy and attention to detail.
Prepare and submit tenders and proposals in line with internal quality standards and submission requirements. Provide proactive administrative support to partners and managers, anticipating needs and ensuring smooth workflows in a fast-paced corporate environment. Manage incoming and outgoing communications (electronic and hard copy), ensuring timely and accurate dispatch and receipt. Coordinate domestic and international travel arrangements including flights, accommodation and transfers, and prepare travel itineraries. Handle external telephone enquiries professionally and promptly, routing or resolving queries as appropriate. Schedule and manage meetings, appointments and travel plans, including logistics and meeting materials, to ensure seamless coordination. Maintain office inventory and branded materials, ensuring availability and accurate stock control. Process purchase requisitions , ensuring compliance with procurement policies and timely execution. Uphold confidentiality, data protection and corporate governance standards in all interactions and record-keeping.
Strong organisational and project management skills with the ability to manage multiple tasks, prioritise effectively and meet deadlines. Excellent written and verbal communication skills and a professional telephone manner. Experience arranging travel and managing complex diaries. Familiarity with tender and proposal processes and supporting document preparation. Comfortable using systems, MS Office (Word, Excel, PowerPoint, Outlook) Attention to detail and strong accuracy in document preparation and data entry. Good numerical and financial literacy to manage purchase requisitions and budgeting tasks. Qualifications and personal attributes A relevant administrative or business qualification is desirable. Proactive, resourceful and customer-focused with a solution-oriented mindset. Discreet and trustworthy with a strong sense of confidentiality and corporate responsibility. Team player with the ability to work independently and support multiple stakeholders. Flexible and adaptable to changing priorities and occasional extended hours when required.
Your role as a leader At Deloitte we believe in the importance of leadership at all levels. We expect our people to embrace and live our purpose by challenging themselves to identify issues that are most important for our clients, our people, and for society and make an impact that matters. Leadership Capabilities Living our Purpose - Builds own understanding of our purpose and values; explores opportunities for impact. Influence - Actively focuses on developing effective communication and relationship-building skills. Performance drive - Understands expectations and demonstrates personal accountability for keeping performance on track. Strategic direction - Understands how their daily work contributes to the priorities of the team and the business. Talent development - Demonstrates strong commitment to personal learning and development; acts as a brand ambassador to help attract top talent. Check how your CV aligns with this job Method of Application Interested and qualified? Go to Deloitte Consulting on jobs.smartrecruiters.com to apply Build your CV for free. Download in different templates. Pour postuler a cette offre, cliquez sur le bouton "Postuler" afin d'acceder aux coordonnees du recruteur (email et/ou telephone).
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