Administrative Assistant 1, Djibouti

Présentation du poste

Administrative Assistant 1, Djibouti Organization: ICRC - International Committee of the Red Cross Country: Djibouti City: Djibouti Office: ICRC - International Committee of the Red Cross in Djibouti Please note that the ICRC is not a UN-system organization. À propos du CICR Le Comité international de la Croix-Rouge (CICR) œuvre dans le monde entier pour apporter protection et aide humanitaire aux personnes touchées par les conflits et la violence armée. Nous intervenons en cas d'urgence tout en œuvrant à promouvoir le respect du droit international humanitaire. Nous sommes une organisation indépendante et neutre, et notre mandat découle essentiellement des Conventions de Genève de 1949. Nous travaillons en étroite collaboration avec les Sociétés nationales de la Croix-Rouge et du Croissant-Rouge ainsi qu'avec leur Fédération internationale afin d'assurer une réponse humanitaire concertée, rationnelle et rapide

Autres informations

aux besoins des victimes de conflits armés ou de toute autre situation de violence interne. Nous dirigeons et coordonnons les activités internationales menées dans ces situations. Votre rôle Vous jouerez un rôle clé dans le soutien aux activités administratives, notamment en appui au département Welcome et au département Finance, en veillant au respect des normes et procédures du CICR. En tant qu'Assistant(e) administratif(ve), vous contribuerez à la bonne organisation des accueils des collaborateurs ainsi qu'à la gestion des opérations administratives et financières courantes. Vous collaborerez étroitement avec les équipes internes afin d'assurer

Responsabilités

l'efficacité des services fournis. Responsabilités et attributions fonctionnelles Contribue à toute activité administrative du Service welcome en fonction des demandes; Participe à l'organisation de la prise en charge à l'arrivée et de l'hébergement (hôtel, appartement, maison) des collaborateur-trice-s et invité-e-s étroite collaboration avec le département premises pour l'attribution des appartements pour les visiteurs, Interagit avec les autorités compétentes (ministères, consulats, etc.) s'agissant des attestations, des visas, des permis, des enregistrements; Contribue à l'organisation des déplacements du personnel (avion, train, bus, etc.) par le moyen le plus économique et, si nécessaire, coordonne les trajets depuis et vers l'aéroport, la gare; Tient à jour toutes les bases de données utiles

concernant les collaborateur-trice-s, les missions et autres

Localisation

déplacements, la validité des papiers, les lieux de

Formation / Diplômes

résidence et toute autre information pertinente (établissements scolaires, compagnies aériennes, numéros de téléphone, etc.); Assure le suivi des commandes et des stocks de fournitures de bureau, Soutient la coordination avec les prestataires pour la maintenance ou les réparations; Saisit les pièces comptables dans les journaux de caisse et de banque après contrôle préalable; Élabore et rassemble les pièces justificatives nécessaires à la clôture mensuelle; Participe au rapprochement bancaire ainsi qu'aux vérifications quotidiennes; Assure le classement et l'archivage des documents comptables

conformément aux procédures en vigueur.

Diplôme d'études

Expérience

universitaire/professionnelles; Minimum deux ans d'expérience professionnelle à un poste similaire; Bonnes connaissances de l'outils informatique, Bonne maitrise (orale et écrite) de l'anglais et du français. Ce que nous offrons Une équipe diversifiée et engagée dans l'action humanitaire, Une opportunité de contribuer aux efforts institutionnels visant à protéger et assister les victimes de conflits dans le monde, Des opportunités de formation.

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