Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité

Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité

Oxfam Sénégal recrute un/une Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité pour son département Ressources Humaines et Opérations. Le poste est à pourvoir en contrat à durée déterminée d'un an renouvelable, basé au Sénégal, avec un temps de travail de 40 heures par semaine et des modalités de travail flexible incluant des jours de télétravail définis par l'institution.

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Le Département Ressources Humaines et Opérations constitue un pilier stratégique garantissant un environnement de travail efficace, sécurisé, conforme et propice à la performance des équipes. Il assure une gestion intégrée du capital humain, des ressources matérielles, des systèmes administratifs et des dispositifs de sécurité, en veillant à l'alignement des fonctions support avec la stratégie, à l'utilisation efficiente et transparente des ressources, ainsi qu'au respect des normes internes et de la législation nationale.

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Le/la Chargé(e) Administration, Logistique et Point Focal Sécurité assure la gestion intégrée et efficace des fonctions administratives et logistiques de l'organisation, tout en veillant à la mise en œuvre rigoureuse des politiques et procédures de sécurité d'Oxfam Sénégal. Le poste vise à garantir un environnement de travail fonctionnel, conforme et sécurisé, permettant aux équipes programmes de mettre en œuvre leurs activités dans les meilleures conditions d'efficacité, de transparence et de gestion des risques.

Responsabilités

Gestion administrative :

• Organiser et superviser les opérations administratives quotidiennes

• Assurer la gestion des contrats (assurances, prestataires, services, etc.)

• Garantir la conformité avec les procédures internes et la législation sénégalaise

• Mettre en place et maintenir un système d'archivage physique et numérique fiable (onsite et offsite) en collaboration avec la société d'archivage

• Suivre les échéances administratives et contractuelles avec les consultants et autres partenaires

• Appuyer les audits internes et externes sur les aspects administratifs

• Mener des inventaires annuels de tout l'équipement d'Oxfam Sénégal en collaboration avec l'équipe IT_Gestion logistique :_

• Planifier et coordonner les achats dans le respect des procédures d'Oxfam

• Assurer la gestion des stocks et des immobilisations (inventaires réguliers, suivi des actifs)

• Superviser l'entretien et la maintenance des locaux et des équipements

• Gérer le parc automobile (suivi des véhicules, maintenance, carburant, affectation)

• Organiser les déplacements professionnels (billets d'avion, visas, hébergement, logistique terrain)

• Mettre en place des outils de suivi logistique efficaces et transparents_Point focal sécurité :_

• Appliquer et diffuser les politiques et protocoles de sécurité d'Oxfam

• Partager les analyses de contexte et les évaluations de risques pertinentes faites par le personnel Sécurité de la confédération avec le personnel d'Oxfam Sénégal

• Assurer les briefings sécurité pour le personnel, les consultants et les visiteurs

• Suivre et documenter les incidents de sécurité et proposer des mesures correctives avec l'appui du personnel Sécurité de la confédération

• Élaborer, tester et mettre à jour les plans de contingence (évacuation, gestion de crise) avec l'appui du personnel Sécurité de la confédération

• Maintenir un réseau d'information sécuritaire (autorités locales, ONG partenaires, agences) partagé par le personnel Sécurité de la confédération

• Assurer la veille sécuritaire et diffuser les alertes pertinentes reçues du personnel Sécurité de la confédération_Coordination et appui transversal :_

• Identifier et répondre aux besoins logistiques et administratifs des équipes à travers l'organisation d'ateliers/workshops (au bureau et en dehors)

• Assurer la coordination des voyages par avion (réservations d'avion et d'hôtel) et tout autre moyen de transport

• Appuyer les partenaires locaux sur les aspects opérationnels si nécessaire

• Contribuer à la planification opérationnelle des projets**

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Formation supérieure en administration, logistique, gestion ou domaine équivalent. Expérience confirmée dans des fonctions similaires. Connaissance des procédures de sécurité et des contextes humanitaires. Maîtrise du français et de l'anglais professionnel. Capacité à travailler sous pression et en équipe.

Informations complémentaires

Grade et zone Oxfam : D2 selon la grille salariale d'Oxfam Sénégal. Salaire annuel selon la grille salariale d'Oxfam Sénégal. Rattachement hiérarchique : Responsable Ressources Humaines et Opérations.

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