Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité

Chargé/e administration, logistique et point focal sécurité. Caractéristiques du poste

Localisation

• Type de contrat : Contrat de durée déterminée (1 an renouvelable)
• Departement : Ressources Humaines et Opérations
• Grade et zone oxfam : D2 selon la grille salariale d’Oxfam Sénégal
• Salaire annuel : selon la grille salariale d’Oxfam Sénégal
• Heures : 40 h / semaine
• Travail flexible Oxfam estime que la mise en place de modalités de travail flexibles est essentielle pour préparer l’avenir de l’organisation. Dès lors, sa politique interne prévoit des jours de télétravail définis par l’institution elle-même. Objectifs du département Le Département Ressources Humaines et Opérations constitue un pilier stratégique garantissant un environnement de travail efficace, sécurisé, conforme et propice à la performance des équipes. Il assure une gestion intégrée du capital humain, des ressources matérielles, des systèmes administratifs et des dispositifs de sécurité, en veillant à l’alignement des fonctions support avec la stratégie, à l’utilisation efficiente et transparente des ressources, ainsi qu’au respect des normes internes et de la législation nationale.

L’équipe chargée des Ressources Humaines et des Opérations, se chargera de planifier les effectifs, recruter et intégrer des profils qualifiés, développer les compétences, gérer la performance et promouvoir le bien-être du personnel dans un cadre inclusif, éthique et respectueux des politiques de sauvegarde. De plus, elle garantira la mise en place de systèmes administratifs fiables, la gestion optimale des actifs, des achats, et des infrastructures, ainsi que l’appui efficace aux équipes programmes. Elle intègrera également une gestion proactive des risques sécuritaires à travers l’analyse de contexte, la prévention, la formation du personnel, la mise en œuvre de plans de contingence avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération, afin d’assurer la protection des personnes, des biens et la continuité des activités.

Le/la Chargé(e) Administration, Logistique et Point Focal Sécurité assure la gestion intégrée et efficace des fonctions administratives et logistiques de l’organisation, tout en veillant à la mise en œuvre rigoureuse des politiques et procédures de sécurité d’Oxfam Sénégal. Le poste vise à garantir un environnement de travail fonctionnel, conforme et sécurisé, permettant aux équipes programmes de mettre en œuvre leurs activités dans les meilleures conditions d’efficacité, de transparence et de gestion des risques. Rattachement hiérarchique

• Responsable hiérarchique : Responsable Ressources Humaines et Opérations
• Gestion matricielle. NA
• Fonctions relevant de ce poste

Responsabilités

• Portée géographique
• Sénégal Responsabilités clés (technique, leadership, gestion de personnel et de ressources) Technique Gestion administrative : Le/la titulaire assure une gestion administrative rigoureuse et structurée du bureau :
• Organiser et superviser les opérations administratives quotidiennes
• Assurer la gestion des contrats (assurances, prestataires, services, etc.)
• Garantir la conformité avec les procédures internes et la législation sénégalaise
• Mettre en place et maintenir un système d’archivage physique et numérique fiable (onsite et offsite) en collaboration avec la société d’archivage

Autres informations

• Suivre les échéances administratives et contractuelles avec les consultants et autres partenaires
• Appuyer les audits internes et externes sur les aspects administratifs
• Mener des inventaires annuels de tout l’équipement d’Oxfam Senegal en collaboration avec l’équipe IT Gestion logistique : Il/elle veille à la disponibilité et à la bonne gestion des ressources logistiques nécessaires aux activités :
• Planifier et coordonner les achats dans le respect des procédures d’Oxfam
• Assurer la gestion des stocks et des immobilisations (inventaires réguliers, suivi des actifs)
• Superviser l’entretien et la maintenance des locaux et des équipements
• Gérer le parc automobile (suivi des véhicules, maintenance, carburant, affectation)
• Organiser les déplacements professionnels (billets d’avion, visas, hébergement, logistique terrain)
• Mettre en place des outils de suivi logistique efficaces et transparents Point Focal Sécurité : En tant que point focal sécurité, il/elle est responsable de la mise en œuvre et du suivi des mesures de sécurité avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération :
• Appliquer et diffuser les politiques et protocoles de sécurité d’Oxfam

Présentation du poste

• Partager les analyses de contexte et les évaluations de risques pertinentes faites par le personnel Sécurité de la confédération avec le personnel d’Oxfam Senegal
• Assurer les briefings sécurité pour le personnel, les consultants et les visiteurs Suivre et documenter les incidents de sécurité et proposer des mesures correctives avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération
• Élaborer, tester et mettre à jour les plans de contingence (évacuation, gestion de crise) avec l’appui du personnel Sécurité de la confédération

Formation / Diplômes

• Maintenir un réseau d’information sécuritaire (autorités locales, ONG partenaires, agences) partagé par le personnel Sécurité de la confédération
• Assurer la veille sécuritaire et diffuser les alertes pertinentes reçues du personnel Sécurité de la confédération Coordination et appui transversal : Le/la titulaire agit comme un point de coordination clé entre les fonctions support et les équipes programmes :
• Identifier et répondre aux besoins logistiques et administratifs des équipes à travers l’organisation d’ateliers/workshops (au bureau et en dehors)
• Assurer la coordination des voyages par avion (réservations d’avion et d’hôtel) et tout autre moyen de transport
• Appuyer les partenaires locaux sur les aspects opérationnels si nécessaire
• Contribuer à la planification opérationnelle des projets Participer aux réunions internes et aux mécanismes de coordination
• Proposer des améliorations continues des systèmes et procédures à travers des audits internes annuels Dimensions de base (voir les profils de rôle standard) Le poste comporte plusieurs dimensions stratégiques et opérationnelles :
• Gestion d’actifs : équipements, véhicules, infrastructures
• Responsabilité sécuritaire : impact direct sur la sécurité du personnel et des opérations
• Interaction externe : fournisseurs, autorités, partenaires, réseaux ONG (en cas de besoin)
• Appui transversal : collaboration étroite avec programmes, finance et ressources humaines
• Encadrement potentiel : supervision de personnel de support (chauffeurs, gardiens, assistants)
• Environnement dynamique : adaptation à des contextes changeants et parfois instables Profil du titulaire du poste Chaque membre du personnel d’Oxfam doit, avant tout, être en mesure : d’incarner nos valeurs d’inclusion, de redevabilité, d’autonomie, de courage, de solidarité et d’égalité (pour en sa
• S’engager à respecter nos principes afférents au respect des droits de la femme et à les appliquer dans votre comportement de tous les jours et dans le cadre de votre travail. Soyez prêt(e) à poursuivre votre apprentissage dans ce domaine, en étant redevable aux personnes subissant une forme d’oppression fondée sur l’identité, notamment le sexe, la race/l’appartenance ethnique, le handicap ou l’identité de classe.
• S’engager à suivre la formation d’Oxfam en matière de protection des droits et à adhérer aux politiques pertinentes en vigueur, afin de veiller à ce que toutes les personnes rejoignant Oxfam soient dans les meilleures conditions de sécurité possibles.

Expérience

Expérience, connaissances et compétences Experience

• Bac+3 en administration, logistique, gestion ou domaine connexe
• 3 à 5 ans d’expérience dans un poste similaire, idéalement au sein d’une ONG nationale ou internationale Compétences techniques
• Bonne maîtrise des procédures administratives et logistiques
• Connaissance des normes de sécurité en ONG souhaitée
• Capacité à gérer plusieurs priorités simultanément
• Maîtrise des outils informatiques (MS Office, systèmes de gestion comme ODOO un plus) Compétences comportementales
• Rigueur et sens de l’organisation
• Réactivité et capacité à travailler sous pression

Excellentes aptitudes relationnelles et de communication

• Esprit d’initiative et capacité à résoudre des problèmes
• Intégrité et sens des responsabilités
• Capacité à travailler dans un environnement multiculturel Langues Excellente maîtrise du français Compétence Souhaitable
• Expérience préalable des systèmes et procédures au sein d’une ONG
• Expérience en gestion de la sécurité
• Bonne connaissance de l’anglais Recrutement plus sécurisé Oxfam s’engage à prévenir tout type de comportement indésirable au travail, y compris le harcèlement, l’exploitation et l’abus sexuels, le manque d’intégrité et l’inconduite financière. Oxfam s’engage également à promouvoir le bien-être des enfants, des jeunes et des adultes. Oxfam attend de l’ensemble de son personnel et des volontaires qu’ils souscrivent à ce même engagement en respectant notre code de conduite. Nous tenons absolument à ce que seules les personnes qui partagent et démontrent nos valeurs soient recrutées pour travailler pour notre organisation. Les offres d’emploi seront assujetties à des références satisfaisantes et à des vérifications appropriées, qui peuvent inclure des vérifications portant sur le casier judiciaire et le financement du terrorisme. Informations complémentaires Deadline Aout 20, 2026

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