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SSA-Assistant (e) administratif (ve)-GS.5 (Bunia, Beni, Butembo et Goma)
CDIabout 2 months ago
Job Description
RDC
Freelance
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Job Description .. Qualifications RAISON D’ETRE DU POSTE Dans le cadre des activités actuellement menées à Bunia, dans la province de l’Ituri et au nord Kivu, un besoin de renforcement des ressources humaines au sein du pilier administration. Ces postes ont pour objectif de combler le déficit existant et de renforcer la capacité des équipes administratives à répondre aux besoins urgents liés aspects administratifs et opérationnels de la riposte. Résumé des tâches assignées Le titulaire travaillera sous la supervision directe de l’Administrateur chargé du service de l’administration et la coordination générale de l'Incident Manager. Le titulaire aura pour tâche de: Advertisement Appuyer l’organisation et la coordination des déplacements du personnel (missions, déploiements, rotations et voyages officiels). Préparer et traiter les demandes de voyage conformément aux procédures et autorisations en vigueur. Effectuer les réservations de billets d’avion, d’hébergement et autres arrangements logistiques liés aux déplacements. Assurer le suivi des itinéraires de voyage et informer les voyageurs des détails nécessaires avant leur départ. Coordonner avec les agences de voyage, compagnies aériennes et prestataires de services pour la gestion des déplacements. Préparer et suivre les documents administratifs liés aux voyages (autorisations, ordres de mission, pièces justificatives, etc.). Appuyer la préparation des demandes d’indemnités et de remboursements liés aux missions, en collaboration avec les services concernés. Assurer le suivi des changements, annulations ou modifications des plans de voyage. Tenir à jour les bases de données et outils de suivi des déplacements du personnel. Veiller au respect des politiques et procédures de voyage de l’organisation. Fournir un appui aux membres du personnel pour toute question relative aux arrangements de voyage. Préparer des rapports de suivi sur les déplacements effectués selon les besoins. Assuer le classement et l’archivage des documents relatifs aux voyages. Appuyer toute autre tâche administrative liée aux déplacements du personnel dans le cadre de la riposte. Education Essential : Minimum Diplôme de fin d'études second aires ou formation technique équivalente suivi d’une formation e n agence de voyage (gestion des voyages) et billetterie. Desirable : Une licence professionnelle ou BTS Agence de voyage et Tourisme. Une formation en IATA serait un atout. Compétences avérées dans les domaines de rédaction et d’édition sont également souhaitées. Expérience Essential : 05 ans d'expérience a des postes administratifs dont au moins 5 ans d'expérience dans une agence de voyage ou compagnie aérienne. Une bonne connaissance des règles, règlements, procédures et pratiques qui s'appliquent aux taches à accomplir. Desirable: Une expérience dans le domaine des services liés au protocole diplomatique/relations publiques ou dans un domaine apparente serait un atout. Une expérience dans une institution du système des Nations Unies ou dans une organisation internationale ou multinationale serait un avantage.
COMPETENCES
DE l'OMS ⦁ Favoriser l'intégration et le travail d'équipe ⦁ Respecter et promouvoir les différences individuelles et culturelles ⦁ Communiquer de manière crédible et efficace ; ⦁ Produire des résultats ⦁ Veillez à l’utilisation efficace des ressources Langues Essentiel : Parfaite connaissance de le langue française Souhaitable : la connaissance pratique de la langue Swahili et d d’autres langues locales serait un atout. Autres connaissance (Informatique) : Connaissance du Word et Excel. Information additionnelle: Le processus de recrutement au sein de l’OMS est fondé sur les principes de transparence, d’équité et de mérite. Seuls les services des ressources humaines sont habilités à
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Expert Application Advice
Maîtrise technique — World Health Organization exige une maîtrise opérationnelle de Excel. Ne vous contentez pas de les mentionner : décrivez un projet concret où vous les avez utilisés, avec le résultat obtenu.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.