T4
Assistante administrative polyvalente
CDIabout 2 months ago
Job Description
Bénin
CDI
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ASSISTANTE ADMINISTRATIVE POLYVALENTE
Nous recrutons une (01) Assistante Administrative Polyvalente Qui sommes-nous Une entreprise de prestations de services inédites, exquises et exclusives.
Garantir une gestion administrative fluide, rigoureuse et efficace du parc, tout en apportant un appui transversal à l’organisation quotidienne des activités.
Responsabilités
A. Administration & secrétariat professionnel
- Gérer les appels, emails, correspondances et l’FR/EN).
- Rédiger, traduire et mettre en forme des documents professionnels.
- Gérer le classement, l’archivage, la circulation documentaire et le suivi administratif.
- Préparer dossiers, notes, courriers, comptes rendus et présentations. B. Support à la Direction & coordination
- Gérer les agendas, rendez-vous, plannings et priorités de la Direction.
- Préparer les réunions : convocations, supports, comptes rendus, relances.
- Suivre les décisions et assurer la coordination inter-départements.
- Assister la Direction dans la préparation de rapports ou dossiers stratégiques. C. Gestion administrative et suivi opérationnel
- Suivre les factures, bons de commande, livraisons et besoins internes.
- Appuyer la gestion des stocks de fournitures et consommables.
Formation / Diplômes
- Coordonner la circulation d’informations entre services (RH, logistique, finance…).
Assurer le suivi des tableaux administratifs (présences, missions, dépenses…). D. Support RH & organisation interne
- Participer à l’intégration administrative des nouveaux collaborateurs.
- Organiser les sessions de formation, réunions internes et événements d’entreprise.
- Préparer les dossiers RH et veiller à la conformité documentaire. E. Logistique & organisation
- Organiser les déplacements, missions, réservations et hébergements.
- Coordonner la préparation des salles, événements internes et réunions externes.
- Assurer le soutien logistique léger pour les équipes terrain.
Formation
- Bac+2 à Bac+3 en Administration, Management, Communication ou équivalent.
- Formation complémentaire en assistanat, gestion administrative ou secrétariat de direction souhaitée.
Expérience
- 2 à 5 ans minimum d’expérience dans une fonction administrative polyvalente ou assistanat de direction.
- Expérience dans un environnement technique, multisites ou dynamique (télécoms, BTP, énergie, services).
- Expérience confirmée dans la coordination administrative et la gestion de plusieurs interlocuteurs. Compétences linguistiques
- Français : niveau excellent (C1/C2)
- Anglais : courant / professionnel (B2-C1) — rédaction, traduction, réunions, communication professionnelle. Compétences techniques
- Maîtrise avancée du Pack Office (Excel avancé, PowerPoint, Word professionnel).
- Bonne maîtrise de la rédaction et synthèse (FR & EN).
- Connaissance de la gestion documentaire, des procédures et de l’archivage.
- Aisance avec les outils numériques (Teams, SharePoint, Google Workspace, ERP).
- Capacité à organiser des réunions, événements, déplacements et logistique interne.
- Notions de base en suivi administratif des achats ou des dépenses (atout). Compétences comportementales
- Forte capacité d’anticipation : capable de prévoir les besoins avant qu’ils ne surviennent.
- Solide sens de l’organisation, grande rigueur et méthode.
- Réactivité élevée, gestion rapide et efficace des urgences.
- Excellente gestion du temps et des priorités dans un environnement exigeant.
- Discrétion, confidentialité, loyauté et professionnalisme irréprochables.
- Sens du service et orientation résultats.
- Diplomatie, aisance relationnelle et excellente communication.
- Capacité à travailler sous pression et à gérer plusieurs tâches simultanément.
- Proactivité, autonomie, esprit d’initiative.
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Expert Application Advice
Maîtrise technique — ce poste exige une maîtrise opérationnelle de Excel, SharePoint. Ne vous contentez pas de les mentionner : décrivez un projet concret où vous les avez utilisés, avec le résultat obtenu.
Positionnement — Votre lettre de motivation doit répondre à une seule question : pourquoi VOUS pour CE poste précis à CE moment ? Évitez les lettres génériques — une phrase sur ce que vous apportez spécifiquement vaut mieux que trois paragraphes généraux.
Efficacité et discrétion — Quantifiez votre valeur ajoutée : correspondances traitées par semaine, budget de fonctionnement géré, événements organisés. La discrétion se prouve par vos références — assurez-vous qu'elles sont joignables et positives.
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- •Never pay any amount of money — for a file, a training, a uniform, or an interview. A real employer never asks the candidate to pay.
- •Never send a photo of your ID card, passport, or banking details before you have physically verified the employer exists.
- •Always meet in a public place, during the day — never an isolated address, a private home, or a location you cannot verify in advance.
- •Tell a relative or friend exactly where you are going, with whom, and at what time — and share your live location if possible.
- •Search the company name online before going: a real business has a trace (website, reviews, other employees, an official address).
- •A salary that is far above the market rate for the position and the city is a red flag — be extra cautious.