Administrative Assistant

Administrative Assistant

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Sous la supervision générale du Operations Manager, l'Assistant Administratif fournit un soutien de haute qualité aux opérations du bureau, garantissant l'exactitude, la rapidité et la fiabilité des processus administratifs. Ce poste joue un rôle clé dans la structuration et la coordination des flux de travail administratifs, y compris les services liés au protocole, la facilitation opérationnelle et la prestation de services inter-agences, contribuant ainsi à une meilleure efficacité et responsabilité. L'Assistant Administratif facilite une interaction efficace avec les autorités nationales et les parties prenantes, assurant la conformité avec les cadres réglementaires et soutenant l'exécution fluide des activités opérationnelles. Le rôle promeut une approche orientée client, axée sur la qualité et les résultats, et travaille en étroite collaboration avec les équipes Opérations, Programme et Projets, en particulier les agences des Nations Unies, pour garantir une prestation de services cohérente, réactive et efficace.

Missions

Mettre en œuvre des stratégies opérationnelles conformément aux règles et règlements en vigueur, en mettant l'accent sur la cohérence et la qualité. Assurer la pleine conformité des activités administratives avec les règles, règlements, politiques et stratégies de l'ONU/PNUD. Fournir des contributions à la cartographie des processus métier administratifs et à la mise en œuvre de procédures opérationnelles standard internes (SOP). Soutenir la mise en œuvre et l'amélioration des processus administratifs liés aux services de protocole et à la facilitation administrative. Contribuer au renforcement de la traçabilité, de la responsabilité et de l'efficacité des flux de travail administratifs, y compris la prestation de services inter-agences. Soutenir la préparation et la mise en œuvre de plans de travail axés sur les résultats, alignés sur les priorités opérationnelles. Fournir un soutien pour un contrôle administratif et financier efficace au sein du bureau de pays. Contribuer au suivi et au traçage des demandes de services administratifs, y compris le soutien aux mécanismes de recouvrement des coûts pour les services fournis aux agences partenaires. Aider à la préparation des informations budgétaires et liées aux audits. Compiler et examiner les données, préparer la documentation administrative, y compris les demandes de paiement et les factures. Soutenir l'optimisation des processus et l'amélioration des flux de travail pour renforcer l'efficacité administrative, la transparence et la performance. Fournir des services administratifs et logistiques appropriés et requis au bureau de pays. Soutenir les processus de passation de marchés, la coordination logistique et les arrangements d'expédition, y compris la facilitation du dédouanement conformément aux réglementations applicables. Fournir un soutien administratif dans l'examen et le traitement des demandes de service, en garantissant l'exhaustivité, l'exactitude et la conformité. Soutenir les processus administratifs liés aux services de protocole, y compris la facilitation des visas de courtoisie, des autorisations d'entrée et de la documentation officielle. Aider à la coordination des processus administratifs liés aux exemptions (véhicules, équipements, matériels techniques), en assurant la conformité avec les cadres réglementaires nationaux. Maintenir des relations de travail efficaces avec les autorités nationales compétentes et les prestataires de services pour faciliter les processus administratifs et anticiper les goulots d'étranglement potentiels. Contribuer à la coordination, au suivi et au suivi des demandes de services administratifs inter-agences, en garantissant un traitement en temps opportun, une documentation appropriée et un reporting. Soutenir les processus administratifs liés aux véhicules, y compris l'immatriculation, l'assurance et la conformité avec les réglementations nationales. Surveiller les délais, les engagements et les actions de suivi pour garantir la livraison en temps opportun des services administratifs. Fournir un soutien complet aux réunions et missions, y compris la préparation de documents d'information, la coordination logistique et la facilitation administrative. Soutenir le renforcement des connaissances et le partage au sein du bureau de pays. Participer aux plateformes de coordination inter-agences, y compris les réunions de l'équipe de gestion des opérations (OMT), et à d'autres initiatives, contribuant à l'alignement et au partage d'informations entre les agences des Nations Unies. Contribuer au partage des connaissances sur les processus administratifs, de protocole et réglementaires au sein du bureau de pays et avec les agences partenaires. Soutenir les initiatives de formation et de renforcement des capacités. Peut superviser le personnel junior.

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