Adjoint administratif de projet

DESCRIPTION DU POSTE Informations de position Intitulé du poste : Adjoint(e) administratif(ve) de projet Niveau du poste : G5 Lieu d'affectation : Bureau de Mogadiscio Numéro de poste : Nouveau poste Famille d'emplois : Administration Unité organisationnelle : 10014227 (Protection des migrants) Relève directement du : 20092225 Chargé(e) de programme national, MPA Contexte et portée organisationnels Fondée en 1951, l’OIM est la principale organisation intergouvernementale dans le domaine des migrations et travaille en étroite collaboration avec des partenaires gouvernementaux, intergouvernementaux et non gouvernementaux. L’OIM s’engage à promouvoir des migrations humaines et ordonnées, bénéfiques à tous, en fournissant des services et des conseils aux gouvernements et aux migrants. Sous la supervision générale du responsable de programme de l'Unité de protection et d'assistance aux migrants (PAM) et la supervision directe du chargé de programme national, l'assistant administratif de projet sera responsable des activités administratives et financières liées au programme de protection, de retour et de réintégration des migrants (PRRM) et aux autres programmes connexes de la PAM. Ses tâches comprennent notamment : les demandes d'achat, le traitement des paiements, la préparation des demandes de voyage, l'examen des rapports financiers des partenaires de mise en œuvre et le suivi des dossiers. Responsabilités et responsabilités Assister l'équipe MPA dans ses tâches administratives quotidiennes liées à toutes les activités associées à la mise en œuvre du portefeuille, y compris les projets régionaux sur le MRP, le MPRR et les projets nationaux au niveau national et dans les sous-bureaux de Bossaso et Hargeisa. Assurer une documentation adéquate de toutes les activités liées aux projets MRP et MPRR et collecter les documents justificatifs pour traiter les tâches liées aux achats et aux finances en temps opportun, en assurant un suivi au sein de l'équipe et entre les départements si nécessaire. S’assurer que tous les documents justificatifs nécessaires relatifs à la fourniture de la réintégration en nature et en espèces dans le cadre du MPRR et d’autres projets, y compris les accords AVRR traditionnels, ainsi que les demandes de services et de fournisseurs, sont fournis avant la soumission de la demande de paiement à l’unité financière. En étroite coordination avec les partenaires de mise en œuvre (PM), collecter et examiner les rapports financiers et les documents justificatifs avant de les soumettre aux points focaux financiers respectifs. Apporter un soutien logistique et administratif à l'organisation d'ateliers, de formations, d'hébergements et d'autres événements pertinents. Fournir un soutien administratif et logistique au personnel et aux partenaires concernant les déplacements professionnels, les demandes de voyage, les autorisations de sécurité, l'hébergement, les missions officielles et les demandes de remboursement de frais du personnel de l'AMP. Organiser les réunions du personnel de l'AMP, rédiger les comptes rendus et les points d'action pour chaque réunion et les partager avec le superviseur direct et le responsable du programme de l'AMP. Assurer une organisation et une documentation adéquates de tous les documents administratifs et financiers, des suivis, des engagements, des paiements et autres tâches connexes. Assurez le suivi auprès du personnel de l'Autorité aéroportuaire métropolitaine (MPA) afin de soumettre les documents nécessaires à l'autorisation, notamment les demandes de voyage, les acomptes versés, les formulaires de départ, les feuilles de temps, etc. En étroite collaboration avec les membres de l'équipe MPA, préparer les accords de propriété intellectuelle et les contrats de service, et examiner et valider les rapports financiers et les pièces justificatives pour le traitement des paiements. Examiner les rapports financiers et les documents justificatifs des centres de réponse aux migrations (CRM) et autres centres d'accueil et de transit à Mogadiscio, Hargeisa, Berbera et Bossaso. Effectuer toute autre tâche qui pourrait vous être confiée. Qualifications requises et expérience EDUCATION Diplôme de licence en comptabilité, finance et administration des affaires délivré par un établissement d'enseignement supérieur accrédité, avec un minimum de trois ans d'expérience dans un rôle similaire au sein des Nations Unies, des ONG internationales et des institutions apparentées. Diplôme d'études secondaires ou certificat d'un établissement d'enseignement agréé, avec cinq ans d'expérience professionnelle. EXPÉRIENCE Expérience professionnelle en administration financière et expérience préalable de travail avec les Nations Unies, les ONG internationales et d'autres agences associées dans le contexte somalien. Solide expérience en comptabilité financière et en administration de portefeuilles importants. â € <â € < COMPÉTENCES Connaissance des normes en matière d'approvisionnement, de paiement et de traitement administratif. Connaissance des documents minimaux requis pour le traitement des paiements. Connaissance des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, etc.) Bonnes compétences en communication Langues Maîtrise de l'anglais requise. SOUHAITABLE : Somalien Compétences Le titulaire doit démontrer les valeurs et compétences suivantes : VALEURS - Tous les membres du personnel de l'OIM doivent respecter et démontrer ces cinq valeurs : Inclusion et respect de la diversité : respecte et promeut les différences individuelles et culturelles. Encourage la diversité et l'inclusion. Intégrité et transparence : Maintient des normes éthiques élevées et agit d'une manière conforme aux principes/règles organisationnelles et aux normes de conduite. Professionnalisme : Démontre sa capacité à travailler de manière calme, compétente et engagée et exerce un jugement prudent pour relever les défis quotidiens. Courage : Démontre la volonté de prendre position sur des questions importantes.