Référent.e maladies non transmissibles

Agent de préparation et de voyage -pto 6- (basé dans n'importe quel hub ocba). Vos compétences et votre expérience ne correspondent pas exactement aux exigences ? MSF-OCBA est une organisation qui s'engage à promouvoir la diversité et l'équité en offrant un accès égal aux opportunités professionnelles. Nous comprenons que les femmes, les personnes de couleur, les autochtones, les membres de la communauté LGTB+ et d'autres groupes sous-représentés hésitent souvent à postuler à un emploi s'ils ne répondent pas à toutes les exigences. Chez MSF-OCBA, nous nous efforçons de créer un milieu de travail diversifié, inclusif et authentique. Par conséquent, si ce poste vous intéresse mais que votre expérience ne correspond pas parfaitement aux critères de sélection, nous vous encourageons à postuler quand même. Vous pourriez être le candidat idéal pour ce poste ou d'autres. Contexte général Médecins Sans Frontières est une organisation médico-humanitaire internationale indépendante, qui porte assistance aux populations en détresse, aux victimes de catastrophes naturelles ou d'origine humaine et aux victimes de conflits armés, sans discrimination et sans distinction de race, de religion, de croyance ou d'appartenance politique. Contexte du poste et objectif général Hiérarchiquement responsable devant le Responsable Préparation & Voyage, le Responsable Préparation & Voyage (PTO) agit comme interlocuteur principal du personnel MSF à partir du moment où la personne est sélectionnée pour un nouveau poste vacant, jusqu'à ce que cette personne atteigne la mission, puis jusqu'à son retour chez elle. Le PTO est chargé de veiller à ce que le personnel MSF soit correctement intégré et reçoive les informations et le soutien appropriés lors de la préparation du départ sur le terrain. Le PTO gère les voyages, les visas, les permis de travail. Le PTO organise des briefings et des débriefings en face à face ou en ligne, à tout moment et en tout lieu, conformément aux procédures en vigueur. Le PTO apporte également un soutien à l'organisation de formations techniques avant le départ, telles qu'identifiées par le responsable du pool (PM) et par le REHUCO ​​(responsable RH de la cellule opérationnelle) avant le départ. Principales responsabilités et tâches Organisation des départs sur le terrain du personnel international en mission MSF Centralise la gestion des départs du personnel international vers les missions MSF en collaboration avec tous les interlocuteurs impliqués dans le processus (PM, REHUCO, HRCO, Staff International se préparant au départ) ; demande toutes les informations/documents nécessaires ; accompagne le salarié dans la préparation du départ vers le terrain ; fixe la date finale de départ lorsque l'ensemble du processus est terminé : Aide la personne à accéder à toutes les informations pertinentes concernant la mission de destination. Reçoit et classe les documents relatifs aux procédures d'entrée en emploi, aux permis de travail, aux traductions de diplômes, etc. Prépare tous les documents pour obtenir un visa ; demande les visas ou guide la personne sur la façon de faire la demande. Réserver des vols et des hôtels via une agence de voyages, conformément aux politiques et à l'éthique de MSF. Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des séances d’information. Après consultation avec le PM et le REHUCO, des formations techniques sont inscrites à l'ordre du jour. Vérifie, calcule et ordonne le paiement des indemnités journalières correspondant au séjour de l'employé au siège et des autres dépenses liées au départ conformément à la politique de voyage et d'indemnités journalières de MSF OCBA Transmet toutes les informations nécessaires concernant l'arrivée de la personne au HRCO de la mission. A chaque étape du processus, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations liées au départ. Organisation des retours du personnel international travaillant dans les missions MSF Centralise la gestion du retour du personnel international sur le terrain en collaboration avec le HRCO ; garantit que les procédures de voyage et les visas sont corrects ; informe tous les interlocuteurs concernés du retour de la personne. Reçoit les formulaires de fin de mission (FDM) et les met à disposition de l'unité administrative. Demande de visas pour tout le personnel international en cas de besoin. Réserver des vols et des hôtels via une agence de voyages, conformément aux politiques et à l'éthique de MSF. Prépare et envoie les documents de voyage au HRCO. Prépare, distribue et participe aux ordres du jour des débriefings Vérifie, calcule et paie les indemnités journalières correspondant au séjour de l'employé au siège et aux autres dépenses conformément à la politique de voyage et d'indemnités journalières de MSF OCBA. A chaque étape du processus de retour, met à jour la base de données (SAP) avec toutes les informations. Autres tâches liées aux déplacements vers/depuis/entre les missions Facilite les déplacements à l'étranger du personnel du siège de MSF (pour des visites de terrain, des réunions internationales, des formations, etc.) en fournissant toutes les informations nécessaires sur la mission, en informant le HRCO de l'arrivée, en gérant les procédures de visa lorsque cela est pertinent, à l'exception des déplacements (sous la responsabilité du personnel du siège). Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel de terrain de MSF (international, régional, national) de leur pays de mission vers d'autres pays lorsque cela est nécessaire (réunions, questions administratives, détachements) en coordination avec le HRCO. En cas de détachements, recueille la documentation requise en matière de données personnelles auprès du HRCO et la met à la disposition de l'unité administrative. Organise les voyages et les visas (le cas échéant) pour le personnel international de MSF rentrant chez lui pour les vacances conformément aux politiques MSF OCBA. Organise les voyages et les visas vers et depuis les missions pour les MIO (Mobile Implementation Officers), les mentors, Évaluateurs, et informez ces mouvements dans SAP. Information, Communication et Gestion des Connaissances Connaît la politique de voyage de MSF, s'engage à respecter l'éthique des dépenses de MSF et applique ces principes dans son travail quotidien. Collecte toutes les informations nécessaires concernant les pays gérés (visas, permis de travail, vols, exigences sanitaires, etc.) et les tient à jour. Maintient le contact et partage des informations avec son homologue dans d’autres sections MSF chaque fois que nécessaire. Fournit des informations et des conseils sur les visas aux personnes en charge de l'organisation d'ateliers, de semaines de coordination ou d'autres événements MSF OCBA. Est la personne référente pour toutes les questions concernant les contraintes de voyage (visas, délais, limites, permis de travail, etc.) dans les pays de mission. Partage et garantit le respect de la politique de voyage de MSF et communique avec tous les interlocuteurs concernés. Autres À la demande du responsable de la préparation et des voyages, prend le relais (temporairement ou à plus long terme) de tout autre PTO (y compris le PTO de l'unité d'urgence et le PTO de l'unité d'apprentissage) pendant les congés de maladie, les vacances, les changements opérationnels ou lorsque la charge de travail l'exige. Critères de sélection Un diplôme en tourisme est un atout. Expérience MSF. Expérience dans le secteur touristique (Agence de voyages, Compagnie aérienne, Coordination d'événements, Gestion de visas). Une expérience MSF dans un poste RH (HRCO, admin, etc.) est un plus. Une expérience dans la gestion des voyages/visas/permis de travail dans un environnement d'ONG est un atout. La maîtrise de l'espagnol, de l'anglais et du français est indispensable. Excellentes connaissances informatiques (environnement Microsoft Office). La connaissance de SAP sera un plus. Conditions Poste basé dans n'impor