SECRETAIRE F&B

Description de l'entreprise

Dans cet hôtel international 5 étoiles d'Abidjan, Sofitel marie luxe français et charme africain. Situé au bord de la lagune Ebrié dans le district d'Abidjan, le Sofitel Abidjan Hôtel Ivoire vous ouvre ses portes avec 423 chambres & suites spacieuses et design avec vue sur la lagune ou le quartier chic de Cocody. Son spa, son fitness, son cinéma 3D, sa piscine extérieure ainsi que ses 4 restaurants et 5 bars vous invitent à la détente. L'hôtel vous accompagne pour vos événements professionnels et privés grâce à ses 19 salles de conférences modernes et équipées et son Palais des congrès de 1650 places. Le Sofitel Abidjan Hôtel Ivoire permet d' allier travail et détente. En plus d'être situé à proximité du centre-ville et du quartier des affaires d'Abidjan, il se trouve en effet à proximité des sites touristiques de Grand-Bassam ou d'Assinie. A 10 minutes de route seulement du Plateau, vous pourrez visiter également la Grande Mosquée d'Abidjan, la cathédrale Saint-Paul et le Musée des Civilisations de Côte d'Ivoire. Le jardin botanique de Bingerville se situe à 45 minutes en voiture.

Mission

Assister le Directeur F&B et son Assistant dans l’exécution des tâches administratives : gestion des réservations, courriers, conception des menus, organisation de réunions.

Activités

Assurer la qualité du secrétariat (rédaction mail, courrier, note de service, archivage) et la gestion administrative du service.
Gérer l’agenda et organiser les réunions du Directeur de la Restauration et de son adjoint.
Accompagner et assister les responsables et manager dans leurs tâches administratives.
Rencontrer son supérieur pour faire le point sur l'avancement du travail, les rendez-vous prévus, suivi de mails.
Anticiper les besoins de réservations des clients réguliers.
Vendre les prestations et prendre les réservations clients quotidiennement et pendant les périodes de fêtes.
Participer à l’organisation des réunions et manifestations internes.
Concevoir les étiquettes, les cartes de menus et affiches.
Faire des rondes régulières pour s’assurer de la propreté des étiquettes dans les restaurants ; le cas échéant les renouveler.
Saisir les plannings et compte rendu de réunions.
Saisir les demandes des extras et en assurer le suivi pour signature.
Garder les logs books des points de vente.
Assurer l’interface avec les interlocuteurs et orienter les visiteurs et collaborateurs.
Assurer la diffusion des informations entre les différents points de vente (restaurants, bars, banquets).
Être le relais entre la Restauration et les autres départements (T&C, Finance, Achats, Marketing et autres).

Qualifications

Minimum BAC+2 en Assistanat de direction ou diplôme équivalent
02 à 03 années d'expérience dans le domaine précisément dans la restauration
Bon niveau d'anglais
Maîtrise des outils bureautiques (Word, Excel, PowerPoint, Outlook, Canva)
Compétences organisationnelles et gestion des réservations
Connaissance de l’hôtellerie de luxe : service F&B
Techniques de rédaction administrative et de communication

Informations supplémentaires

Esprit d’équipe
Excellente communication et sens du relationnel
Organisation et rigueur
Réactivité et proactivité
Maîtrise de soi et diplomatie
Passion du client et sens du service
Confidentialité et discrétion
Disponibilité et honnêteté
Capacité à gérer plusieurs niveaux d’interlocuteurs