OFFICE MANAGER / ASSISTANTE EXECUTIVE

Description du poste Mission principale :

• Assurer l’appui opérationnel, en contribuant à la bonne organisation administrative, organisationnelle et logistique du bureau, afin d’optimiser la coordination interne, et, en lien avec la Direction des Affaires et Relations Publiques, au déploiement des actions de communication.

Responsabilités

• Assistante Exécutive – Support à la Direction :
• Assurer la réception et la gestion des appels téléphoniques ainsi que l’accueil physique des partenaires, clients et visiteurs ;
• Gérer, enregistrer et assurer le suivi des courriers entrants et sortants (physiques et électroniques) ;
• Organiser, planifier et coordonner les rendez-vous (réunions en ligne, réunions au siège ou à l’extérieur) ;
• Assurer la planification et la gestion des agendas des membres de la Direction ;
• Organiser et coordonner les déplacements et voyages professionnels du personnel (réservations, logistique, documents) ;
• Mettre à jour et administrer l’annuaire interne et externe de l’entreprise ;
• Assurer la mise en forme et la relecture des documents administratifs et institutionnels ;
• Contribuer à la rédaction des comptes rendus, procès-verbaux et relevés de conclusions de réunions
• Contribuer à la gestion du Secrétariat général.
• Office Management – Organisation & Fonctionnement du Bureau :
• Assurer l’organisation du cadre de travail et le suivi des besoins opérationnels du bureau (fournitures, équipements, prestataires, maintenance) ;
• Coordonner la logistique interne (réunions, événements, organisation des espaces de travail) ;

Localisation

• Contribuer au suivi des questions d’hygiène, de santé et de sécurité sur les lieux de travail, en lien avec les responsables concernés ;
• Contribuer à la mise en place et au respect des procédures internes (administratives, organisationnelles, HSE) ;
• Assurer le suivi des prestataires et fournisseurs liés à la vie du bureau (contrats, interventions, qualité de service).
• Gestion de la communication en lien avec la Direction des Affaires et Relations publiques :
• Contribuer à la gestion des relations presse et à la communication institutionnelle de l’entreprise ;
• Contribuer à l’élaboration, à la mise à jour et à la diffusion des contenus et supports de communication (présentations, documents institutionnels, supports digitaux) ;
• Participer à la cohérence et à la valorisation de l’image de marque de l’entreprise ;
• Contribuer à la conception des éléments de communication de l’entreprise (logos, templates de documents, chartes graphiques, (images de branding, supports de communication, vidéos institutionnelles, etc.) ;
• Contribuer à la conception et la production des supports physiques de l’entreprise (agendas, blocs-notes, stylos personnalisés, cartes de visite, etc.) ;
• Assurer la mise à jour régulière des supports de communication interne et externe.

Profil recherché

Homme / Femme, 35 ans, BAC +3/4, Administration Gestion d'entreprise, Communication, RH.

• Qualités requises :
• Discrétion absolue : garantie de la confidentialité des dossiers stratégiques et institutionnels ;
• Excellence relationnelle : sens de l’accueil et diplomatie auprès des partenaires et des collaborateurs ;
• Rigueur et organisation : précision dans la gestion des agendas, l’archivage et la relecture de documents ;
• Polyvalence opérationnelle : agilité entre la gestion administrative, la logistique et la communication ;
• Réactivité et priorisation : capacité à hiérarchiser les urgences dans un environnement complexe ;
• Bilingue : Maîtrise parfaite du français et de l'anglais à l'écrit et à l’oral ;
• Force de proposition : Autonomie dans l'organisation du cadre de travail (Office Management). Dossiers de candidature Si vous souhaitez faire acte de candidature, veuillez adresser un email, avec pour objet obligatoire : « Candidature au poste de Office Manager / Assistante Exécutive » à l’adresse : [email protected] un dossier comprenant les éléments suivants :
• Un CV actualisé ;
• Une lettre de motivation avec vos prétentions salariales. Les candidatures comportant un dossier incomplet ne seront pas traitées. La date de clôture de réception des candidatures est fixée au 06 Avril 2026 à 23h59 mn (GMT).

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