Assistant Administratif et Financier NPSA5- Short Term

Assistant Administratif et Financier NPSA5- Short Term UNDP - United Nations Development Programme Antananarivo National NPSA-5, National Personnel Services Agreement level Application deadline: March 31, 2026 Closed Apply Summary by Impactpool The NPSA-5 Assistant Administratif et Financier will support the operationalization of the UNDP Madagascar country program for 2024-2028. This role involves managing administrative and financial operations of the project, ensuring compliance with organizational procedures, and coordinating logistics. The assistant will work closely with project partners and various teams within UNDP to facilitate effective program implementation. Responsibilities include budget management, event planning, and maintaining financial records. Candidate Requirements: Secondary education (baccalauréat) or Bachelor's in management, finance, economics, or equivalent 5 years of experience for secondary education or 2 years for Bachelor's Proficiency in management and accounting tools Knowledge of procurement principles Proficient in Microsoft Office Knowledge of Quantum is a plus Fluent in written and spoken French; English is an asset Tiered Approach In line with the commitment to safeguard capacity and support personnel already in the Organization, a majority of UNDP UNCDF/UNV vacancies are advertised using a tiered application process whereby: Tier 0 : UNDP/UNCDF/UNV IP staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments, whose posts will be abolished, or contracts will be terminated or not renewed during 2026. Tier 1 : Other UNDP/UNCDF/UNV staff holding permanent (PA) and fixed-term (FTA) appointments Tier 2 : UNDP/UNCDF/UNV staff holding temporary appointments (TA), personnel on regular PSA contracts, and Expert and Specialist UN Volunteers Tier 3 or no tier indicated : All other contract types from UNDP/UNCDF/UNV and other agencies, and other external candidates Please make note of the Tier(s) indicated in the vacancy title, if any, and ensure that you satisfy the eligibility to apply. Poste réservé uniquement aux ressortissants Malagasy Candidatures féminines et/ou celles en situation d'handicap fortement encouragées Background Dans le but de permettre la mise en œuvre du programme pays 2024-2028 dans le respect des procédures opérationnelles standards édictées au niveau du PNUD « Corporate », le bureau pays du PNUD Madagascar a mis en place l’Unité Oversight, Plaidoyer et Résultats dénommée « Oversight Unit » pour appuyer l’opérationnalisation du programme dans les différentes étapes de formulation des portefeuilles/projets, de suivi opérationnel et financier de la mise en œuvre, d’évaluation et de clôture du programme pays et de communication tout au long du cycle de programme. De plus, avec l’utilisation du système QUANTUM+ avec ses nouvelles plateformes et outils, il s’avère utile et impératif que ce nouveau système soit maitrisé par le staff afin d’assurer une gestion efficace des projets et du programme du bureau pays. A cet égard, l’Oversight Unit est chargée d’accompagner le bureau pays (programme et opérations) à maitriser ces nouveaux outils de gestion, en réponse aux nombreux défis de respect des procédures, de coordination et de valorisation des réalisations et des acquis dans le cadre de la mise en œuvre des programmes dans le passé. Cette Unité a également entre autres la responsabilité de la supervision, du contrôle de la qualité et de la conformité de toutes les activités programmatiques et opérationnelles du bureau de pays suivant les procédures existantes et les cadres stratégiques globales régissant le bureau pays. L’objectif principal de l’Oversight est d’apporter un appui efficace aux différentes unités du programme susmentionnées et aux équipes de gestion des projets pour la mise en œuvre effective du programme pays dans le respect des procédures de l’organisation. Cette unité sera composée de quatre (4) entités/fonctions déjà existantes, dont le PMSU/Compliance comprenant le Head of PMSU (FTA) qui est appuyé par l’Associé administratif et financier (NPSA). Sous la supervision directe du Head of PMSU, et en étroite collaboration avec les autres sections de l’Oversight Unit à travers le projet TOSIKA, l’Associé/e Administratif/ve et Financier/ère a pour mission d’assurer la gestion des opérations administratives et financières du Projet. A part les fonctions et les responsabilités comptables, il (elle) est chargé(e) de la coordination générale de la gestion administrative et financière et de la logistique du projet. Sous la supervision directe du Head of PMSU et l’autorité globale du Head of the Oversight Unit, le/la titulaire du poste collaborera étroitement avec les partenaires de mise en œuvre des projets, les représentants du Gouvernement au niveau central et territorial et les principaux acteurs concernés. Il/Elle interagira avec toutes les équipes des projets du PNUD, avec l'équipe centrale et interrégionale du PNUD (Programme, Opération), ainsi qu'avec d'autres Consultants et parties prenantes. Duties and Responsibilities L’Assistant Administratif et Financier sera responsable des fonctions suivantes, mais sans s’y limiter : Gestion administrative : Tenir des registres et des fichiers de documentation et des rapports technique et financier ; Suivre les dossiers d'acquisition des biens et des services ; Appuyer le Coordonnateur dans la rédaction des rapports et dans le suivi des activités d'évaluation du projet ; Prendre des notes lors de réunions du projet et rédiger les correspondances au besoin Participer à l’élaboration du plan de travail annuel et à toute session de programmation trimestrielle Participer aux réunions d’équipe hebdomadaires et aider à prendre des procès-verbaux pour les réunions de l’équipe Fournir un appui dans le cadre de la planification et la coordination d’activités, notamment les ateliers et les formations. y compris à travers la prise de contact et le suivi avec les participants. Aider à l’organisati