Agent de soutien logistique

Intitulé du poste : Agent de soutien logistique Rattaché(e) au : Responsable logistique Gestion hiérarchique : Aucune Lieu de travail : Nairobi, Kenya Détails du contrat : Durée déterminée – 12 (douze) mois Échelle salariale : 93 963 Ksh, grade 3, échelon 1 À propos de l'inquiétude : Concern Worldwide est une organisation humanitaire internationale non gouvernementale qui œuvre pour l’élimination de l’extrême pauvreté et la réduction des souffrances humaines, principalement dans les pays fragiles. Notre vision est celle d’un monde où tous les êtres humains vivent en paix et dans la prospérité, et sont traités avec égalité, dignité et respect. Nous travaillons avec les personnes vivant dans l'extrême pauvreté pour améliorer durablement leurs conditions de vie, sans nécessiter le soutien continu de Concern. En tenant compte des priorités des communautés concernées, nous intervenons là où les besoins sont les plus criants et œuvrons pour sauver des vies, protéger et développer les moyens de subsistance, soutenir le redressement et renforcer la résilience à long terme. Pour faire progresser notre mission et garantir la qualité et l'impact de toutes nos actions, notre travail est guidé par nos valeurs fondamentales et par la promotion d'une culture d'inclusion, de compassion et d'humanité. Inspirées par nos fondateurs et fortes d'une longue expérience dans la mise en œuvre de programmes efficaces, nos valeurs reflètent notre histoire et notre engagement à lutter contre l'extrême pauvreté dans les pays les plus fragiles. Rôle But: Le titulaire du poste assurera un soutien logistique, d'approvisionnement et administratif efficace et efficient dans le pays, conformément aux politiques et procédures de Concern et des donateurs. Principales fonctions et responsabilités Gestion des achats/de la chaîne d'approvisionnement Assurer la gestion et le suivi des commandes de projets et contrôler quotidiennement les feuilles de suivi des demandes de fournitures. Appuyer la gestion et l'exécution rentables des achats, conformément aux politiques et procédures de Concern et des donateurs. Compléter et tenir à jour la documentation requise pour tout type d'approvisionnement (fournitures, services ou travaux). Organiser, planifier et prioriser les besoins en fournitures du projet. Informer tout le personnel du système de chaîne d'approvisionnement et des contraintes qui y sont liées. Aider le personnel logistique à élaborer et à renouveler les contrats-cadres Compilation du rapport d'empreinte carbone Gestion d'entrepôt (gestion des stocks) – Soutien au responsable logistique Livraison, distribution et réception de marchandises en provenance et à destination des magasins Vérifier tous les mouvements de stock (entrées et sorties) afin de s'assurer de leur bon état et des quantités requises. S'assurer que les formulaires appropriés sont utilisés et que l'autorisation est fournie pour tous les mouvements de stocks. Organisation de l'expédition, du chargement et du déchargement des livraisons Assurer une manipulation correcte et sûre des stocks Limiter l'accès au magasin et s'assurer qu'il est verrouillé lorsqu'il est sans surveillance. S'assurer que le magasin est propre, rangé et en ordre en permanence S'assurer que les matériaux sont empilés en toute sécurité, sans risque de blessure ni de dommage, et de manière à faciliter l'accès. Enregistrement, signalement et demande des approbations appropriées pour tout dommage, écart ou pénurie de stock. Tenir des registres de magasin précis et complets conformément aux politiques et procédures de Concern Tenir à jour les fichiers de distribution finale, gérer tous les documents soumis par les équipes de programme et assurer une consolidation et un reporting précis du rapport mensuel des stocks. Administration (En l'absence de l'agent de soutien administratif) Accueillez les visiteurs et orientez-les vers la personne ou le service concerné. Gérer les services d'entretien ménager – collecte des ordures, lutte antiparasitaire et dératisation, nettoyage des bureaux – afin de garantir un environnement de travail propre, sain, sûr et professionnel. Assurer la liaison avec le responsable logistique et le personnel de terrain afin de garantir un approvisionnement adéquat et en temps voulu en fournitures de bureau pour les bureaux extérieurs. Gérer le magasin de fournitures de bureau et de papeterie. Assurer la liaison avec l'administration de Nairobi pour la gestion des renouvellements de baux et des paiements de loyer à Marsabit, Machakos et Tana River. Mettre à jour et tenir à jour la liste des inventaires de bureau Assistance pour les réservations de vols Aide à la réservation d'hébergement Autres tâches et responsabilités : Transports Assurez-vous qu'un système d'entretien des véhicules performant est en place et que les opérations d'entretien effectuées sont correctement documentées. Aider le responsable logistique à examiner les rapports de transport mensuels et à surveiller la consommation de carburant Surveiller les opérations de maintenance effectuées sur les véhicules de l'entreprise par des prestataires de services externes. Coordination des demandes de taxis pour les entreprises de réservation de taxis Premiers soins En collaboration avec le responsable logistique/directeur des opérations, veiller à ce que chaque véhicule utilisé par le personnel de Concern soit équipé d'une trousse de premiers secours appropriée. Niveau d'études, qualifications et expérience minimum requis Un diplôme en logistique, gestion des opérations, administration des affaires, gestion ou dans un domaine connexe Au moins deux (2) ans d'expérience au sein d'une ONG ou d'une agence des Nations Unies dans un rôle similaire La préférence sera donnée aux candidats qui ont : Qualification professionnelle complète Haute intégrité et capacité démontrée à suivre les normes et les politiques Capacité à porter attention aux détails et à travailler de manière systématique et organisée Attitude positive e