Responsable des subventions et de la conformité

Trócaire est une ONG internationale irlandaise qui, depuis plus de quarante ans, œuvre avec des partenaires locaux pour améliorer durablement la vie des personnes vulnérables. Présente dans plus de 20 pays, Trócaire répond aux crises humanitaires et s'attaque aux causes profondes de la pauvreté et de l'injustice, en privilégiant l'accès équitable aux ressources, l'autonomisation des femmes et la protection de la dignité humaine. Notre action repose sur les valeurs de solidarité, de courage, de participation, de persévérance et de responsabilité. En Somalie, le programme de pays intègre le changement à tous les niveaux, du micro au macro, et privilégie le renforcement des capacités, le plaidoyer, un contrôle financier rigoureux et une programmation holistique. Pour appuyer ce travail, l’Unité de développement des affaires et des subventions s’attache à diversifier et à consolider la base de financement, à renforcer l’engagement des donateurs et à garantir une gestion efficace des subventions et le respect des obligations qui en découlent. Le/La chargé(e) des subventions et de la conformité contribue à la gestion efficace du portefeuille de subventions institutionnelles de Trócaire Somalia, sous la direction du/de la responsable du développement commercial et des subventions. Ce rôle consiste à coordonner la gestion quotidienne des subventions et les processus de conformité, notamment les calendriers de reporting, les modifications, le suivi financier et des revenus, la gestion des bases de données, la coordination interne et la préparation aux audits, afin de garantir que les dossiers de subvention restent toujours exacts, complets et prêts pour un audit. Point de contact privilégié pour l'administration courante des subventions et la liaison en matière de conformité, ce poste remonte les décisions importantes et les communications stratégiques avec les donateurs au/à la responsable du développement commercial et des subventions. Ce faisant, il/elle permet aux équipes de programme de respecter leurs obligations contractuelles et d'obtenir des résultats de qualité, tout en préservant les fonds des donateurs et l'intégrité organisationnelle de Trócaire. Principales responsabilités Gestion des subventions: Coordonner l'intégralité du cycle de vie de la subvention, de sa mise en place à sa clôture, en veillant au respect des réglementations des donateurs et des politiques de Trócaire. Faciliter les réunions de lancement, d'examen (y compris à mi-parcours) et de clôture des subventions, en documentant les décisions clés, les risques et les points d'action, et en assurant le suivi des actions, des responsables et des échéanciers. Organiser des points de contrôle réguliers avec les collègues des programmes, des finances et du suivi-évaluation pour suivre les progrès accomplis par rapport aux engagements de subvention (programmatiques et financiers) et convenir de mesures correctives le cas échéant. Coordonner les modifications des subventions (par exemple, les prolongations sans frais, les révisions budgétaires, les demandes de reprogrammation et les avenants aux contrats), y compris les autorisations internes, les ébauches de correspondance avec les donateurs et la soumission en temps opportun, avec un classement et des mises à jour précis dans Salesforce. Maintenir à jour les livrables, les étapes clés, les échéanciers et les tableaux de bord/outils de suivi des subventions (y compris Salesforce) afin de faciliter la supervision de la direction et la préparation des rapports. Assurer la coordination en matière de préparation aux audits, en collaboration avec le service financier et les équipes concernées, afin de répondre aux demandes d'audit internes et celles des donateurs, et de veiller à ce que la documentation relative aux subventions soit complète, conforme et bien organisée. Fournir aux équipes et aux partenaires des conseils pratiques en matière de conformité sur les conditions d'octroi des subventions, les restrictions et les mesures d'atténuation des risques. Suivi financier et des revenus : Assurer la liaison avec le service des finances pour suivre et rapprocher les recettes et les décaissements de subventions de toutes les subventions institutionnelles par rapport aux budgets approuvés et aux documents financiers, en maintenant des mises à jour précises dans Salesforce et en signalant les écarts à résoudre. Vérifier les virements des donateurs au moyen de relevés bancaires/confirmations financières et coordonner l'envoi en temps opportun des accusés de réception aux donateurs avec le BDGM et le service financier. Appuyer le BDGM et les finances dans la préparation des demandes de fonds auprès des donateurs et fournir la documentation financière requise (par exemple, preuve de réception et mises à jour sur l'utilisation des fonds) conformément aux exigences des donateurs. Tenir à jour une documentation financière organisée et spécifique à chaque subvention, ainsi que des registres de suivi, afin de favoriser la transparence, la préparation aux audits et la production de rapports financiers en temps opportun. Rapports et conformité : Maintenir un calendrier de reporting consolidé couvrant tous les livrables narratifs et financiers, y compris les dates limites de soumission au portail des donateurs, les dates d'examen interne et les points de validation, et coordonner les processus d'examen interne pour garantir une soumission en temps voulu. Coordonner la rédaction, la compilation et la soumission de rapports de haute qualité aux donateurs (narratifs et financiers), en veillant à ce que les contributions des programmes, du suivi-évaluation et des finances soient prises en compte et que les rapports soient conformes aux propositions, budgets et cadres de subvention approuvés. Effectuer un contrôle qualité de premier niveau sur les rapports et les soumissions afin d'assurer l'exactitude, la cohérence et la clarté, y compris la vérification des données des indicateurs avec MEAL et les